Những lưu ý khi xuất hóa đơn cho thuê văn phòng 

Song với quá trình tìm nơi làm việc hợp lý, thì các giấy tờ liên quan cần hoàn thiện đúng luật. Trong đó, xuất hóa đơn cho thuê văn phòng là yếu tố quan trọng, quyết định đến tương lai của doanh nghiệp. Nhận thấy sự khó khăn của đa số công ty, Yes Office đã chủ động tổng hợp các thông tin cụ thể liên quan đến hóa đơn. Mời quý công ty tham khảo qua bài chia sẻ sau đây!

Xuất hóa đơn cho thuê văn phòng có máy loại?

Xuất hóa đơn cho thuê văn phòng cũng tương tự như các loại hóa đơn của ngành nghề khác. Gồm hai loại chính:

Hóa đơn bán hàng 

Hóa đơn bán hàng được hiểu là giấy thanh toán một hoặc nhiều mặt hàng với từng đơn giá và số lượng đi kèm. Tờ hóa đơn này sẽ do bên cung ứng phát hành, và đóng dấu xác nhận đã trả tiền, sau khi bên mua thanh toán đủ tiền. Lúc này, hóa đơn bán hàng giữ vai trò như giấy biên lai hoặc biên nhận.

Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)

 Hóa đơn VAT hay giá trị gia tăng hoặc còn được gọi với tên thông dụng là hóa đơn đỏ. Bộ Tài Chính là cơ quan ban hành chính thức cho hóa đơn đỏ. Trong đó, các cá nhân hay doanh nghiệp tính thuế và thực hiện kê khai dựa trên phương pháp khấu trừ. 

Cách tính như trên thông qua các hoạt động mua bán, kinh doanh hay trao đổi vận tải… Một tờ hóa đơn VAT, đúng quy định phải có đầy đủ nội dung của người mua và người bán:

• Tên công ty, địa chỉ 
• Mã số thuế (nếu có)
• Tên hàng hóa
• Ngày mua, bán
• Tổng giá trị đơn hàng
• % VAT
• Thuế VAT và tổng giá trị thuế suất
• Hóa đơn đỏ (hồng) đưa khách hàng

Xuất hóa đơn cho thuê văn phòng như thế nào là hợp lệ

Xuất một hóa đơn cho thuê văn phòng làm việc chung được cho là hợp lệ phải có đầy đủ những tính chất sau:

Hóa đơn đủ về mặt pháp lý

Một hóa đơn muốn lưu hành trên thị trường phải tuân thủ đúng quy định của nhà nước ban hành. Phải qua bước đăng ký, chứng nhận và được công bố trên cơ quan của Bộ Tài Chính. 

Hóa đơn do doanh nghiệp tự in, phải đảm bảo các quy định về luật in ấn, quản lý hay sử dụng hóa đơn, chứng từ và cũng phải thông báo cho Bộ Tài Chính. Ngoài ra, các hóa đơn khác nằm ngoài những nội dung trên, đều được quy chụp là hóa đơn giả, tự tạo và thuộc dạng hóa đơn không hợp lệ.

Thỏa mãn tiêu chí hợp lý

Tính hợp lý trên tờ hóa đơn được công nhận khi các thông tin thể hiện trên tờ hóa đơn như: tên danh mục hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số tiền…. Phải phù hợp và đúng với các lĩnh vực kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp đó. Đặc biệt, với mỗi loại hình kinh doanh đều có quy định về xuất hóa đơn ở mãng đó, bao gồm cả xuất hóa đơn để cho thuê văn phòng cũng vậy.

Hóa đơn đảm bảo tính hợp lệ

Có rất nhiều nhưng nguyên tắc, quy định cụ thể về cách lập chứng từ. Bao gồm cả cách ghi lên trên tờ hóa đơn. Có bất kỳ một sai lệch nào trong tờ hóa đơn, đều phải làm tờ giải trình lên cơ  quan chức năng. Trong trường hợp nặng có thể nhận hình thức xử phạt tùy thuộc mức độ sai của hóa đơn. 

Chính vì thế, để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn cho thuê văn phòng làm việc. Hãy ghi nhớ những nội dung sau:

• Tuyệt đối không sử dụng mực in mực màu đỏ, bút chì để ghi lên hóa đơn.
• Tránh in hay ghi sai những thông tin cần thiết của tờ hóa đơn: Ngày tháng, số lô, mã số thuế, tên doanh nghiệp…
• Đặc biệt, không được tính sai lệch số tiền bên trong, kể cả giá trị thuế VAT.
• Hóa đơn bắt buộc phải có tên và chữ ký của người thực hiện, bán hoặc mua..
• Đóng mộc của đơn vị cung ứng trước khi giao đến tay khách hàng.

Những nội dung xuất hóa đơn gồm những gì?

Với một hóa đơn dùng để cho thuê văn phòng, thì nội dung phải khớp với các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng mua – bán hoặc kinh tế đã ký kết. Gồm 3 nội dung bên dưới đây:

Hợp đồng trọn gói: Hợp đồng trọn gói được hiểu là có kèm theo các dịch vụ và thời hạn cho thuê trên 10 năm. Điều khoản thanh toán theo kỳ, có thể là hàng tháng/quý/năm… Có nghĩa số tiền thanh toán này cũng chính là doanh thu bên cho thuê.

Hợp đồng theo giá thuê và phí hàng tháng: Hợp đồng này gồm tiền thuê văn phòng và phí đi kèm hàng tháng. Nội dung hóa đơn phải đủ 2 nội dung giá thuê văn phòng và giá dịch vụ.

Doanh nghiệp không có lĩnh vực kinh doanh điện, nước trên giấy Đăng ký kinh doanh (ĐKKD): Trong trường hợp này, các doanh nghiệp vẫn được xuất hóa đơn để kê khai thuế, nếu điều khoản hợp đồng có yêu cầu thực hiện.

Các bạn có bất kỳ thắc mắc nào xoay quanh các chứng từ xuất hóa đơn cho thuê văn phòng. Hãy liên hệ trực tiếp Yes Office qua website: Yes Office hoặc tới trực tiếp địa chỉ: Lầu 3, 68 Nguyễn Huệ, P. Bến Nghé, Quận 1, TP. HCM để được phục vụ chu đáo.

Xem thêm:

• Hướng dẫn đăng ký thương hiệu sản phẩm
• Thành lập công ty cổ phần cần những gì
• Thành lập công ty tnhh 2 thành viên trở lên

Ngoài ra nếu bạn muốn thành lập một công ty thì bạn cần những bước chuẩn bị sau:

•  Bạn làm thủ tục đăng ký thành lập công ty với Sở Kế Hoạch Đầu Tư.  
•  Bạn cần một địa chỉ để đăng ký làm trụ sở công ty. Đây phải là địa chỉ nhà riêng hoặc văn phòng ảo, không thể dùng địa chỉ chung cư.
•  Sau khi thành lập công ty, bạn cần khai báo thuế định kỳ với tổng cục thuế (hàng quý), cho dù công ty bạn có phát sinh doanh thu hay không.
• Bạn cần đầu tư marketing, để tìm khách hàng mới và phát triển doanh nghiệp bền vững. Bạn cần một bộ nhận diện thương hiệu (tên gọi, logo, màu sắc, biểu tượng, slogan..) và các giải pháp digital marketing hỗ trợ (lập website, chạy quảng cáo Google, Facebook, SEO, đầu tư Content Marketing, Email Marketing….).

Mô hình coworking space Yes Office luôn đồng hành cùng bạn để giải quyết những vấn đề trên.

• Khi làm thủ tục đăng ký thành lập công ty, Yes Office giúp bạn hoàn thành các thủ tục Nhà nước rườm rà phức tạp. Bạn chỉ cần đóng cho chúng tôi đúng số tiền làm lệ phí đăng ký doanh nghiệp với Tổng Cục Thuế (có hóa đơn đỏ của Cục Thuế nếu bạn cần đối chiếu). Còn phí dịch vụ, chúng tôi xin tặng bạn. Giá văn phòng ảo quận 1 bạn có thể tham khảo ở đây.
• Bạn không cần phải thuê mặt bằng lớn, mà chỉ cần thuê văn phòng ảo để thành lập công ty. Chi phí thuê văn phòng ảo rất hợp lý (chỉ từ 530.000 đồng / tháng). Văn phòng Yes Office nằm ở vị trí đắc địa, ngay đường hoa Nguyễn Huệ quận 1, với địa chỉ 68 là con số hợp phong thủy.
• Yes Office luôn có những chuyên viên thuế nhiều năm kinh nghiệm để tư vấn MIỄN PHÍ cho công ty non trẻ của bạn. Khi bạn thuê văn phòng ảo tại Yes Office đồng thời sử dụng luôn dịch vụ thuế của chúng tôi, mọi quy trình khai báo thuế lại càng thuận lợi.  
• Chúng tôi có nhiều năm kinh nghiệm trong việc thiết kế website chuẩn SEO, xây dựng bộ nhận dạng thương hiệu, đồng thời triển khai các hoạt động digital marketing hiệu quả qua các kênh Google, Facebook, đem lại hiệu quả kinh tế lớn cho các doanh nghiệp.

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí và tham khảo cách tiết kiệm chi phí thuê văn phòng  qua hotline: 0942 688 339.

Xem thêm :

• Những tiêu chuẩn thiết kế cao ốc văn phòng nhất định phải biết
• Xuất hóa đơn cho thuê văn phòng