Dịch Vụ Thành Lập Văn Phòng Đại Diện

Văn phòng đại diện chính là đơn vị phụ thuộc hoàn toàn vào doanh nghiệp. Thực tế, việc thành lập đơn vị trực thuộc như văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh của doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào mục đích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và đơn vị đó. Trong trường hợp mục đích của doanh nghiệp chỉ muốn thành lập một đơn vị phụ thuộc đại diện để giao dịch, tiếp thị, xúc tiến quan hệ với khách hàng. Hoặc là chỉ giới thiệu dịch vụ, sản phẩm đến khách hàng mà không có mục đích thu lợi nhuận trực tiếp thi doanh nghiệp chỉ nên thành lập văn phòng đại diện. Trong bài viết dưới đây, YES OFFICE sẽ cùng với các bạn tìm hiểu kỹ hơn về việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam cùng với đó là dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Yes Office.

Văn phòng đại diện là gì?

Theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 thì Văn phòng đại diện được hiểu là: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.” Văn phòng đại diện được chia làm 2 nhóm chính gồm:

• Nhóm 1: Mở văn phòng đại diện cho công ty có hiện diện thương mại tại Việt Nam
• Nhóm 2: Mở văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (tức là doanh nghiệp không có sự hiện diện thương mại tại Việt Nam)

Trong bài viết này, YES OFFICE xin phép được chia sẻ loại hình Văn phòng đại diện cho công ty có hiện diện thương mại tại Việt Nam. Qua khái niệm về văn phòng đại diện, chúng ta có thể thấy rõ được chức năng, nhiệm vụ của văn phòng đại diện trong kinh doanh khá đơn giản.Mở văn phòng đại diện chỉ phục vụ với hai mục đích chính sau:

• Với vai trò là nơi để văn phòng thay mặt công ty liên lạc trực tiếp với khách hàng.
• Tìm hiểu thị trường kinh doanh và hỗ trợ cho doanh nghiệp đánh giá chính xác thị trường, đồng thời xúc tiến hoạt động kinh doanh.

Và một số lưu ý về mở văn phòng đại diện mà Quý doanh nghiệp quan tâm không nên bỏ qua:

• Văn phòng đại diện không được tham gia trực tiếp vào hoạt động kinh doanh mua bán hàng hóa, sản phẩm để thực hiện hoạt động thương mại của doanh nghiệp.
• Văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được đại diện ký kết hợp đồng kinh doanh, mua bán hàng hóa đối với đại diện thứ 3 nhằm mục đích thương mại.
• Nghĩa vụ tài chính từ hoạt động văn phòng đại diện sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào doanh nghiệp mẹ và doanh nghiệp mẹ sẽ có nhiệm vụ chi trả toàn bộ các chi phí liên quan đến văn phòng đại diện.

Đặc điểm và chức năng của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có một số đặc điểm và chức năng nổi bật sau:

• Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có chức năng chính là đại diện theo ủy quyền từ công ty. Đồng thời thực hiện các công việc liên lạc, tiếp cận khách hàng và các công việc hỗ trợ theo lĩnh vực ngành nghề mà công ty mẹ đã đăng ký.
• Tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp phải được viết từ chữ cái có trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và một số ký hiệu khác. Đặc biệt, văn phòng đại diện cần có tên kèm theo cụm từ "Văn phòng đại diện".
• Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có thể dùng con dấu tương tự doanh nghiệp tại Khoản 12 Điều 8 thuộc Nghị định số 99/2016/NĐ-CP.

Mặt khác, doanh nghiệp có quyền quyết định thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

Lưu ý khi thành lập Văn phòng đại diện công ty

Trước khi chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ thành lập văn phòng đại diện thì doanh nghiệp, các tổ chức/cá nhân cần phải lưu ý một số nội dung như sau:

Về tên văn phòng đại diện

Tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định về cách đặt tên văn phòng đại diện, theo đó: 

• Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
• Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
• Tên văn phòng đại diện doanh nghiệp phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

Về địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện

Dưới đây là một số lưu ý về đặt địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện doanh nghiệp.

• Địa chỉ mở văn phòng đại diện chính là địa điểm liên lạc của văn phòng đại diện trên lãnh thổ Việt Nam. Địa chỉ văn phòng đại diện cần được xác định gồm các trường thông tin sau:
• Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn; Xã/Phường/Thị trấn; Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh; Tỉnh/Thành phố
• Số điện thoại
• Số fax (nếu có)
• Email  (nếu có)
• Website (nếu có)

Doanh nghiệp có thể quyết định thành lập văn phòng đại diện cùng tỉnh với nơi đăng ký trụ sở chính của doanh nghiệp. Hoặc có thể thành lập văn phòng đại diện tại địa bàn khác thuộc lãnh thổ Việt Nam hoặc tại nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

Về nội dung hoạt động

Văn phòng đại diện thay mặt công ty liên lạc trực tiếp với khách hàng. Tìm hiểu thị trường kinh doanh và hỗ trợ cho doanh nghiệp đánh giá chính xác thị trường, đồng thời xúc tiến hoạt động kinh doanh.

Về người đứng đầu văn phòng đại diện

Người đứng đầu Văn phòng đại diện là cá nhân thường trú trên lãnh thổ Việt Nam và không thuộc một trong các trường hợp sau:

• Cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức;
• Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam;
• Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong các doanh nghiệp 100% vốn sở hữu nhà nước, trừ những người được cử làm đại diện theo uỷ quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;
• Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự;
• Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị Tòa án cấm hành nghề kinh doanh;
• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản.

Hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện

Để thành lập bất kỳ một tổ chức hay hoạt động kinh doanh thì chúng ta cũng cần chuẩn bị hồ sơ. Hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện cần có những giấy tờ như sau:

• Thông báo về quyết định thành lập văn phòng đại diện.
• Biên bản họp từ hội đồng quản trị/hội đồng thành viên về quyết định thành lập văn phòng đại diện.
• Quyết định từ chủ sở hữu công ty, hội đồng quản trị/ hội đồng thành thành viên về thành lập văn phòng đại diện.
• Quyết định về bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện. 
• Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp ký cá nhân như chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu,... của người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Bản sao hợp lệ giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ.
• Giấy ủy quyền cá nhân hoặc hợp đồng ủy quyền để thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty.

Trên đây là những hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện cần thiết. Nếu cần tư vấn hoặc sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Yes Office. Bạn có thể liên hệ ngay với chúng tôi.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty cần trải qua 5 bước cơ bản sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Đối với bước chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện, Quý doanh nghiệp có thể tham khảo kỹ ở mục hướng dẫn trên của công ty YES OFFICE.

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký trên Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

• Công ty sẽ thực hiện đăng ký tài khoản tại website: https://dangkykinhdoanh.gov.vn
• Doanh nghiệp sẽ tiến hành nhập thông tin công ty thành lập văn phòng đại diện tại tài khoản đã đăng ký.
• Doanh nghiệp scan hồ sơ ở dạng PDF rồi đính kèm cùng hồ sơ đăng ký. Sau đó tiến hành ký xác thực và hoàn thành các bước còn lại.

Bước 3: Phòng đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và đầu tư  xem xét và xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Đối với trường hợp hồ sơ thành lập văn phòng đại chiện chưa chính xác, phòng đăng ký kinh doanh sẽ có thông báo sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Doanh nghiệp có trách nhiệm sửa lại theo yêu cầu của phòng đăng ký kinh doanh và nộp lại qua trang Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Thời gian nộp hồ sơ sẽ được phòng đăng ký kinh doanh tính lại từ đầu.  Đối với trường hợp hồ sơ hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo chấp thuận hồ sơ.

Bước 4: Tiến hành nhận kết quả giấy chứng nhận thành đăng ký văn phòng đại diện

Khi hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện của doanh nghiệp được chấp thuận hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Bước 5: Tiến hành khắc dấu văn phòng đại diện

Trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng mẫu dấu cho văn phòng đại diện thì có thể tiến hành khắc dấu tại các cơ sở khắc dấu. Sau đó đưa vào sử dụng. Lưu ý về thủ tục thành lập lập văn phòng đại điện cho công ty: 

• Doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của văn phòng đại diện.
• Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Ưu nhược điểm khi thành lập văn phòng đại diện

Dưới đây, YES OFFICE xin phép chia sẻ cụ thể một số ưu, nhược điểm nổi bật khi thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp để quý khách hàng nắm rõ và có sự chuẩn bị chỉn chu nhất. Cụ thể: 

Về ưu điểm

Không phải ngẫu nhiên, các công ty lại lựa chọn thành lập văn phòng đại diện. Lý do là bởi, việc thành lập văn phòng đại diện sẽ mang lại nhiều ưu điểm nổi bật sau:

• Văn phòng đại diện không phải hoạt động thương mại nên không phải làm các giấy tờ về thuế, trừ khai thuế môn bài hằng năm.
• Văn phòng đại diện là đơn vị trung gian tạo ra môi trường giao tiếp, làm việc linh hoạt, tiện lợi giữa khách hàng và doanh nghiệp.
• Văn phòng đại diện có thể là nơi giới thiệu, trưng bày sản phẩm. Đưa thương hiệu của doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng.

Về nhược điểm

Bên cạnh các ưu điểm nổi bật trên, việc đăng ký văn phòng đại diện của doanh nghiệp cũng tồn tại một vài nhược điểm nhỏ sau:

• Văn phòng đại diện chỉ có chức năng quảng bá, đại diện và tiếp thị cho hoạt động doanh nghiệp.
• Văn phòng đại diện không có quyền hạn ký kết hợp đồng hoặc mua bán sản phẩm mà cần thông qua của doanh nghiệp.

Một số lưu ý sau khi thành lập văn phòng đại diện

Sau khi đã có quyết định thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần phải lưu ý một số điểm cơ bản sau:

• Tiến hành nộp tờ khai và thuế môn bài đối với văn phòng đại diện cụ thể là 1.000.000 đồng/năm.
• Tiến hành treo bảng hiệu tại trụ sở văn phòng đại diện.
• Doanh nghiệp tiến hành ký kết hợp đồng lao động đối với người lao động làm việc tại văn phòng và đăng ký bảo hiểm xã hội cho người lao động làm việc tại đây.

Thời gian Thành lập văn phòng đại diện công ty

Cơ quan có thẩm quyền về đăng ký kinh doanh sẽ có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ từ hồ sơ. Đồng thời cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn tối đa 03 ngày tính từ ngày tiếp nhận hồ sơ trong trường hợp hồ sơ hợp lệ. Đối với trường hợp hồ sơ của doanh nghiệp bị cơ quan đăng ký từ chối cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, cần phải thông báo bằng văn bản để doanh nghiệp nắm rõ. Thông báo cần nêu rõ lý do, yêu cầu về sửa đổi và bổ sung. Cơ quan đăng ký kinh doanh gửi thông tin đăng ký hoạt động văn phòng của doanh nghiệp tại cơ quan thuế, cơ quan thống kê trong khoảng thời hạn 05 ngày tính từ ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.  Theo đó, cơ quan đăng ký kinh doanh phải định kỳ gửi thông tin đăng ký hoạt động văn phòng đại diện đối với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cùng cấp khác, UBND cấp huyện nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Yes Office

YES OFFICE với thâm niên hoạt động lớn trên thị trường thành lập doanh nghiệp cũng như dịch vụ thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp. Cam kết mang đến cho quý khách hàng những dịch vụ thành lập văn phòng đại diện uy tín, chuyên nghiệp và giá cạnh tranh nhất trên thị trường.  Đối với thời gian đăng ký dịch vụ thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp, YES OFFICE sẽ tiến hành đăng ký thành lập văn phòng đại diện một cách nhanh nhất, tránh sai sót và giúp khách hàng có được giấy phép trong thời gian sớm nhất. Bên cạnh đó, YES OFFICE có đội ngũ chuyên viên giỏi chuyên môn, giàu kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực cho thuê văn phòng ảo quận 1. Do đó, hồ sơ đăng ký dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của quý khách hàng luôn được đảm bảo tính chính xác cao.  Xem thêm:

• • Dịch vụ thành lập doanh nghiệp

Quý khách hàng khi có nhu cầu được hướng dẫn thủ tục thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp hay sử dụng dịch vụ văn phòng ảo TPHCM, hãy liên hệ ngay cho YES OFFICE, chúng tôi cam kết tư vấn các vấn đề liên quan sau:

• Hướng dẫn doanh nghiệp chuẩn bị thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty.
• Hỗ trợ doanh nghiệp soạn thảo văn bản thành lập văn phòng đại diện theo đúng quy định.
• Hỗ trợ các thủ tục phát sinh sau khi thành lập văn phòng đại diện.
• YES OFFICE nhận ủy quyền, thay mặt khách hàng thực hiện thủ tục đăng ký dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
• Nhận kết quả, bàn giao giấy tờ cho khách hàng gồm: Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (bản gốc), mẫu dấu (mộc tròn) văn phòng đại diện, hồ sơ lưu nội bộ sau khi thành lập văn phòng đại diện.

Bài viết đã giúp cho bạn hiểu đôi nét về văn phòng đại diện cũng như điều kiện/thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty. Nếu còn điều gì thắc mắc về điều kiện, thủ tục và các loại giấy tờ về thành lập văn phòng đại diện. Vui lòng liên hệ với chúng tôi, các chuyên viên của chúng tôi sẽ nhanh chóng tư vấn và hỗ trợ quý doanh nghiệp kịp thời.