Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng hợp lý nhất

Hạch toán chi phí thuê văn phòng là công việc mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải thực hiện. Nếu bạn vẫn loay hoay không biết cách hạch toán hợp lý và hiệu quả nhất hãy tham khảo bài viết dưới đây của YesOffice. Chúng tôi tin chắc đây là kiến thức vô cùng hữu ích giúp bạn có thể rút ngắn có bước khi thực hiện công việc trên.

Hạch toán chi phí thuê văn phòng như thế nào được gọi là hợp lệ?

Đối với trường hợp thuê nhà giữa cá nhân và cá nhân thì giao dịch này khá đơn giản nó theo thỏa thuận của 2 bên là được. Tuy nhiên với các trường hợp doanh nghiệp thuê nhà hoặc văn phòng của một doanh nghiệp hoặc một các nhân khác thì bạn cần phải thực hiện các thủ túc, hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật.

Để thực hiện việc hạch toán chi phí thuê nhà, văn phòng một cách hợp lệ bộ phận kế toán công ty cần cập nhật đúng các thông tin và giấy tờ sau:

• Có đầy đủ các loại hóa đơn, chứng từ thanh toán kèm theo, có hợp đồng cho thuê nhà, văn phòng ,…  nếu công ty bạn đang thuê cơ sở từ một doanh nghiệp nào đó
• Trường hợp bên thuê nhà sẽ nộp thuế nhà nước cho chủ nhà thì phải có chứng từ chứng minh đã nộp thuế cho cơ quan địa phương nơi đang hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên trong trường hợp này cơ quan thuế không cấp hóa đơn bán lẻ.
• Lưu ý với trường hợp chi phí thuê nhà, văn phòng từ 20 triệu trở lên thì phải có hóa đơn giá trị gia tăng nếu bạn đang thuê văn phòng của doanh nghiệp khác. Khi thanh toán tiền thuê nhà bạn buộc phải chuyển khoản ngân hàng và lưu lại chứng từ chuyển tiền của ngân hàng. Trường hợp thuê văn phòng công ty của cá nhân thì bạn không bắt buộc chuyển khoản nhưng phải có biên bản đã nhận đủ tiền thanh toán và có đầy đủ chữ ký của 2 bên.

Hướng dẫn cách hạch toán chi phí thuê văn phòng

Thực tế cách hạch toán chi phí thuê nhà, văn phòng không khó, tuy nhiên bạn cần căn cứ chính xác từng trường hợp từ đó đưa ra cách thực hiện cụ thể nhất. Bạn có thể theo dõi hướng dẫn sau của YesOffice:

Trường hợp trả trước chi phí

Nếu doanh nghiệp của bạn thỏa thuận sẽ thanh toán trước chi phí thuê văn phòng thì bạn phải căn cứ vào hợp đồng thanh toán và hóa đơn, chứng từ thanh toán để xác định. Với trường hợp này bạn cần hạch toán theo nợ TK 331, có 111, 112.

Trường hợp trả chi phí thuê theo tháng

Nếu doanh nghiệp của bạn thỏa thuận chi phí thuê nhà, văn phòng được thanh toán hàng tháng. Hoặc trường hợp mỗi tháng bạn nhận được hóa đơn của công ty bên thuê yêu cầu thanh toán tiền thuê thì bạn cần hạch toán theo nợ TK 154, 627, 641, 642.

Lưu ý đối với trường hợp này khi hạch toán chi phí thuê văn phòng, bạn cần rà soát khoản thuê nào phục vụ cho mục đích gì, ở bộ phận nào để đưa vào mục chi phí cụ thể như TK 331, 111, 112

Trường hợp thuê văn phòng chi phí trả sau

Trong trường hợp công ty bạn thỏa thuận với bên cho thuê răng chi phí thuê nhà, văn phòng sẽ trả sau thì bạn nên làm thế nào. Để dễ hình dung hơn chúng tôi sẽ lấy một ví dụ minh họa cho bạn:

Ví dụ: Tại công ty A thuê một tòa nhà để làm văn phòng coworking quận 1 TPHCM của công ty B vào tháng 01/2020 . Sau khi 2 bên thỏa thuận thì tống nhất vào tháng 6/2020 công ty A mới phải trả tiền thuê nhà và xuất hóa đơn VAT cho công ty B.

Xem thêm :

• Đăng ký sở hữu thương hiệu
• Chi phí thành lập công ty

Vậy với tình huống này bạn cần xử lý như sau:

• Hạch toán từng tháng sẽ  xử lý bằng nợ TK 154, 627, 641, 642. Bạn hãy căn cứ vào mục đích và nó phục vụ cho bộ phận làm việc nào của doanh nghiệp để đưa vào từng chi phí cụ thể đó. Nếu gặp phải tình huống doanh nghiệp của bạn phát sinh chi phí nhưng thời điểm hiện tại chưa chi trả thì bạn hạch toán theo Có TK 335.
• Bắt đầu tiến hành thanh toán khi doanh nghiệp bạn (bên công ty A) nhận được hóa đơn thì hạch toán theo Nợ TK 335, Có TK 111, 111 (khi thanh toán). Hoặc theo Có tài khoản 331 (nhận được hóa đơn)

Trường hợp trả trước nhiều kỳ

Nếu doanh nghiệp bạn thanh toán tiền thuê nhà, văn phòng theo trả trước nhiều kỳ bạn cần hạch toán như sau:

Doanh nghiệp thanh toán 1 lần vào 1 tháng trong kỳ từ tháng 1/2020 đến tháng 06/2020 nghĩa là kỳ 6 tháng 1 lần thì hạch toán 

• Nợ TK 242: (tổng số tiền)
• Nợ TK 122 (Nếu đơn vị cho thuê có thuế giá trị gia tăng)
• Có TK 331, 111, 112

Bài viết trên đây YesOffice đã hướng dẫn bạn cách hạch toán chi phí thuê văn phòng một cách hiệu quả và hợp lý nhất. Hy vọng đây là thông tin hữu ích giúp bạn thực hiện công việc này nhanh hơn. ngoài ra tại YesOffice cung cấp nhiều dịch vụ cho doanh nghiệp như kế toán, hạch toán,… bạn hãy liên hệ theo hotline 0942 688 339 có bất kỳ thắc mắc hoặc cần chúng tôi hỗ trợ gì về lĩnh vực này.

Xem thêm : Cách kiếm thêm thu nhập cho dân văn phòng

Ngoài ra nếu bạn muốn thành lập một công ty thì bạn cần những bước chuẩn bị sau:

•  Bạn làm thủ tục đăng ký thành lập công ty với Sở Kế Hoạch Đầu Tư.  
•  Bạn cần một địa chỉ để đăng ký làm trụ sở công ty. Đây phải là địa chỉ nhà riêng hoặc văn phòng ảo, không thể dùng địa chỉ chung cư.
•  Sau khi thành lập công ty, bạn cần khai báo thuế định kỳ với tổng cục thuế (hàng quý), cho dù công ty bạn có phát sinh doanh thu hay không.
• Bạn cần đầu tư marketing, để tìm khách hàng mới và phát triển doanh nghiệp bền vững. Bạn cần một bộ nhận diện thương hiệu (tên gọi, logo, màu sắc, biểu tượng, slogan..) và các giải pháp digital marketing hỗ trợ (lập website, chạy quảng cáo Google, Facebook, SEO, đầu tư Content Marketing, Email Marketing….).

Dịch vụ văn phòng coworking space HCM Yes Office luôn đồng hành cùng bạn để giải quyết những vấn đề trên.

• Khi làm thủ tục đăng ký thành lập công ty, Yes Office giúp bạn hoàn thành các thủ tục Nhà nước rườm rà phức tạp. Bạn chỉ cần đóng cho chúng tôi đúng số tiền làm lệ phí đăng ký doanh nghiệp với Tổng Cục Thuế (có hóa đơn đỏ của Cục Thuế nếu bạn cần đối chiếu). Còn phí dịch vụ, chúng tôi xin tặng bạn.
• Bạn không cần phải thuê mặt bằng lớn, mà chỉ cần thuê văn phòng ảo để thành lập công ty. Chi phí thuê văn phòng ảo rất hợp lý (chỉ từ 530.000 đồng / tháng). Văn phòng Yes Office nằm ở vị trí đắc địa, ngay đường hoa Nguyễn Huệ quận 1, với địa chỉ 68 là con số hợp phong thủy.
• Yes Office luôn có những chuyên viên thuế nhiều năm kinh nghiệm để tư vấn MIỄN PHÍ cho công ty non trẻ của bạn. Khi bạn thuê văn phòng ảo tại Yes Office đồng thời sử dụng luôn dịch vụ thuế của chúng tôi, mọi quy trình khai báo thuế lại càng thuận lợi.  
• Chúng tôi có nhiều năm kinh nghiệm trong việc thiết kế website chuẩn SEO, xây dựng bộ nhận dạng thương hiệu, đồng thời triển khai các hoạt động digital marketing hiệu quả qua các kênh Google, Facebook, đem lại hiệu quả kinh tế lớn cho các doanh nghiệp.

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí qua hotline: 0942 688 339.