Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai cho từng trường hợp 

Nói về cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai thì thực tế vẫn còn tùy vào từng trường hợp mà việc xử lý sẽ khác nhau. Theo đúng quy định mới nhất Thông tư 68/2019/TT-BTC, nếu hóa đơn điện tử có sai sót, thì tùy vào chủ thể phát hiện, thời điểm, nội dung… mà việc xử lý cần có sự khác biệt. Ngay dưới đây chúng ta cùng đi vào phân tích từng trường hợp cụ thể để dễ dàng hơn khi ứng dụng trong công việc.

Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo từng trường hợp

Như đã nói mỗi một trường hợp phát hiện hóa đơn điện từ viết sai mà cách xử lý đều sẽ khác nhau. Do đó chúng ta cần có sự lưu ý thật kỹ như sau:

1. Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai sau khi cấp mã của CQT

Với trường hợp hóa đơn điện tử viết sau khi được cấp mã của CQT thì chúng ta cũng có những cách thức xử lý bao gồm:

1.1 Trường hợp người bán phát hiện nhưng chưa gửi cho người mua

Nếu người bán phát hiện ra hóa đơn điện tử đã được cấp mã CQT nhưng chưa gửi cho người mua thì:

• Người bán thông báo cùng CQT (lưu ý thông báo dựa theo Mẫu 04 được ban hành kèm với Nghị định 119/2018/NĐ-CP liên quan hủy hóa đơn khi có sai sót) và tiến hành lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới.
• Khi lập hóa đơn điện tử mới thì ký số, ký điện tử để gửi CQT cấp mã hóa đơn mới để gửi cho người mua.
• CQT có nhiệm vụ hủy hóa đơn điện tử sai sót lưu tại hệ thống CQT.

1.2 Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót nhưng đã gửi cho người mua

Nếu như hóa đơn điện tử có mã CQT nhưng gửi cho người mua mới phát hiện sai sót thì cần xử lý như sau: Nếu có sai sót về tên, địa chỉ người mua tuy nhiên không sai mã số thuế và nội dung khác thì:

• Người bán thông báo với người mua hóa đơn có sai sót.
• Tiến hành thông báo cùng CQT cũng theo Mẫu số 04. Nhưng không lập lại hóa đơn mới.

Nếu có sai sót mã số thuế, tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế cùng hàng hóa không đúng quy cách và chất lượng thì:

• Người bán cùng người mua lập văn bản để thỏa thuận ghi sai sót rõ ràng.
• Người bán cần thông báo CQT theo Mẫu số 4 về vấn đề hủy hóa đơn điện tử, lập hóa đơn mới để thay cho hóa đơn được cấp mã nhưng có sai sót.
• CQT sau khi nhận thông báo sẽ hủy hóa đơn cũ có mã ở hệ thống CQT.
• Hóa đơn điện tử mới thay thế cần có dòng chữ như sau: “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn..., ngày... tháng... năm”.
• Người bán cần ký số, ký điện tử ở hóa đơn mới thay cho hóa đơn điện tử cũ và gửi CQT để được cấp mã cho hóa đơn điện tử mới.

1.3 Trường hợp CQT phát hiện hóa đơn có sai sót

Nếu CQT phát hiện hóa đơn điện tử được cấp mã có sai sót thì cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai như sau:

• CQT thông báo cùng người bán dựa theo Mẫu 05 - ban hành kèm Nghị định 119/2018/NĐ-CP, người bán dựa vào đó để kiểm tra sai sót.
• Tối đa 2 ngày từ khi nhận thông báo từ CQT thì người bán thông báo cùng CQT theo Mẫu 04 đối với việc hủy hóa đơn điện tử có mã sai sót.
• Tiến hành lập hóa đơn điện tử mới và ký số, ký điện tử để gửi CQT cấp mã hóa đơn điện tử mới và gửi cho người mua.
• Trường hợp người bán không thông báo cùng CQT thì CQT thông báo cho người bán sai sót hóa đơn được cấp mã, người bán qua đó điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.

XEM THÊM:

• Hóa đơn giá trị gia tăng
• Thành lập công ty TNHH 1 thành viên

2. Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai nếu không có mã của CQT

Đối với hóa đơn điện tử viết sai nhưng chưa có mã của CQT thì tùy vào từng trường hợp mà cách xử lý cũng sẽ khác nhau như sau:

2.1 Trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua và phát hiện sai sót

Nếu hóa đơn điện tử chưa có mã của CQT, gửi cho người mua và phát hiện sai sót thì cách xử lý như sau:

• Nếu sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai MST cùng các nội dung khác thì:
• Người bán thông báo với người mua hóa đơn điện tử có sai sót.
• Không cần lập lại hóa đơn.
• Chú ý nếu dữ liệu hóa đơn điện tử lúc này đã gửi CQT thì người bán thông báo cùng CQT dựa theo Mẫu 04.

Nếu sai sót về MST, tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, thuế hay hàng hóa không đúng quy cách và chất lượng thì cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai như sau:

• Người bán cùng người mua cần lập văn bản thỏa thuận để ghi rõ các sai sót.
• Người bán lập hóa đơn điện tử mới để thay cho hóa đơn điện tử cũ đã lập có sai sót.
• Với hóa đơn điện tử mới thay thế cần có dòng chữ sau: “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn..., ngày... tháng... năm”.
• Cuối cùng người bán ký số, ký điện tử ở hóa đơn điện tử mới và gửi cho người mua.

Lưu ý nếu dữ liệu hóa đơn điện tử sai sót nhưng đã gửi cho CQT thì cần thông báo với CQT dựa theo Mẫu 04 và cần gửi dữ liệu hóa đơn điện tử mới cho CQT.

2.2 Trường hợp sau nhận dữ liệu hóa đơn điện tử, CQT mới phát hiện hóa đơn sai sót

Nếu sai khi nhận dữ liệu hóa đơn điện tử thì CQT mới phát hiện hóa đơn này có sai sót thì xử lý như sau:

• CQT thông báo cùng người bán dựa theo Mẫu 05 để người bán dựa vào đó kiểm tra sai sót.
• Tối đa 2 ngày kể từ khi nhận thông báo từ CQT người bán thông báo CQT theo Mẫu 04 về vấn đề hủy hóa đơn nếu có.
• Nếu như không thông báo hủy hóa đơn đã lập thì người bán lập hóa đơn điện tử mới gửi người mua và gửi lại dữ liệu hóa đơn cùng CQT.
• Nếu như người bán không thông báo cùng CQT thì lúc này CQT tiếp tục thông báo cùng người bán sai sót hóa đơn đã lập, người bán điều chỉnh và hủy hóa đơn.
• Cần chú ý rằng hóa đơn điện tử nếu đã hủy và không có giá trị nhưng vẫn được lưu trữ phục vụ cho việc tra cứu.

Chúng ta đã cùng cập nhật đầy đủ thông tin liên quan đến cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai cho từng trường hợp. Hy vọng thông tin này hữu ích và mọi câu hỏi cần hỗ trợ xử lý hóa đơn điện tử viết sai vui lòng liên hệ cùng chúng tôi.