Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử dành cho người chưa biết

Hóa đơn là thủ tục cần có ở nhiều doanh nghiệp hoạt động kinh doanh hợp pháp. Hiện nay, hóa đơn được chuyển đổi sang hình thức điện tử. Từ đó, dịch vụ phát hành hóa đơn điện tử ra đời. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu tiên và lựa chọn cơ sở phát hành là mối quan tâm lớn của nhiều doanh nghiệp.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là tập hợp tất cả các dữ liệu về cung ứng dịch vụ. Những dữ liệu này được tạo lập, nhận hay gửi, lưu trữ hoặc quản lý bằng các phương tiện điện tử.

Có nhiều loại hóa đơn, bao gồm: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng và phiếu thu (tiền bảo hiểm, tiền cước vận tải, dịch vụ ngân hàng,…). Hình thức, nội dung của hóa đơn tuân theo chuẩn quốc tế và quy định của pháp luật. Mỗi số hóa đơn được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử mới nhất.

Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính được ban hành ngày 30/09/2019. Thông tư hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử theo nghị định 119/2019/NĐ-CP. Theo thông tư, từ ngày 01/11/2020, tất cả các tổ chức kinh doanh phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Xem thêm :

• Đăng ký công ty
• Thủ tục đăng ký kinh doanh hộ cá thể
• Thành lập công ty cổ phần cần những gì

Trong thời gian gần đây, nhiều đơn vị đã nắm bắt kịp thời và chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp khác vẫn đang gặp nhiều khó khăn và vướng mắc khi sử dụng hình thức hóa đơn mới này.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách phát hành hóa đơn điện tử năm 2020:

Bước 1: Tìm kiếm và chọn lựa địa điểm thực hiện dịch vụ hóa đơn điện tử.

Hiện nay, trên thị trường có nhiều nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín. Những nhà cung cấp lớn Viettel, VNPT, MISA hoặc là những đơn vị mới như EFY, SOFTDREAMS. Tất cả doanh nghiệp cung cấp dịch vụ đều được Tổng Cục Thuế cấp giấy phép và quản lý. Nên khách hàng chỉ cần tự tin chọn nhà cung cấp phù hợp là được.

Nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm tạo lập hồ sơ hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp. Hồ sơ bao gồm:

• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử : Quyết định phải có chữ ký và đóng dấu của người nộp thuế. Ngày bắt đầu dùng hóa đơn điện tử phải tối thiểu sau 2 ngày so với ngày nộp thông báo phát hành.
• Hóa đơn chuyển đổi, hóa đơn mẫu: cần có các mục bắt buộc của hóa đơn theo quy định. Thông tin của người bán ghi trên hóa đơn phải trùng khớp với thông tin đã được đăng ký thuế. 
• Làm thông báo phát hành hóa đơn.

Bước 2: Nộp tờ thông báo phát hành hóa đơn lên cơ quan thuế.

Có 2 cách là nộp trực tiếp tại cơ quan thuế và nộp qua hệ thống thuế điện tử.

• Nếu nộp trực tiếp tại cơ quan thuế, hồ sơ bao gồm toàn bộ giấy tờ đơn vị cung cấp dịch vụ đã chuẩn bị ở trên. Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu 02- Phụ lục (thông tư 32/2011/TT-BTC)
• Nếu nộp thông qua hệ thống thuế điện tử, hồ sơ cũng giống như nộp trực tiếp, nhưng thông báo phát hành hóa đơn thì làm theo mẫu TB01/AC (thông tư số 26/2015/TT-BTC)

Bước 3: Tra cứu hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử đã hợp lệ chưa.

Sau 2 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ, doanh nghiệp phải kiểm tra xem hóa đơn điện tử đã được phát hành hay chưa. Nếu hóa đơn có đầy đủ thông tin thì đã hợp lệ. Nếu chưa có kết quả thì doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ bản cứng để nộp trực tiếp ở cơ quan thuế.

Website tra cứu: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html.

Để sử dụng được hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đến phần mềm hóa đơn điện tử. Phần mềm này được cung cấp bởi các đơn vị cung cấp dịch phụ phát hành hóa đơn. Ngay từ bước đầu tiên, lúc doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp, phần mềm hóa đơn điện tử đã được bao gồm trong những nhiệm vụ của họ.

Hiện nay, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đã không còn nhiều khó khăn. Tất cả những gì doanh nghiệp cần làm là tìm cho mình một đơn vị cung cấp dịch vụ tin cậy. 

Nếu bạn còn đang băn khoăn không biết chọn nơi nào để được tư vấn trọn gói về thủ tục phát hành hóa đơn điện tử thì hãy liên hệ Yes Office. Chúng tôi cung cấp đa dạng các dịch vụ như cho thuê văn phòng coworking space, nhà ở, tạo lập nội quy văn phòng làm việc chung và cung cấp dịch vụ liên quan đến hóa đơn điện tử. Hãy truy cập vào website  https://yesoffice.com.vn/ hoặc số điện thoại 0942 688 339 để được hưởng dịch vụ chuyên nghiệp, hoàn hảo nhất.

Xem thêm : Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử dành cho người chưa biết