Bỏ túi kinh nghiệm mua đồ dùng văn phòng cần thiết

Ngày nay khi các doanh nghiệp ngày càng phát triển thì những đồ dùng văn phòng cần thiết để phục vụ công việc luôn là ưu tiên số một. Nhưng một văn phòng cần có những đồ dùng nào? Và kinh nghiệm mua những món đồ này là gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết ngay sau đây!

Những đồ dùng văn phòng cần thiết trong các văn phòng làm việc

Đồ dùng văn phòng cần thiết là bao gồm tất cả những đồ đạc, vật dụng có trong văn phòng của mỗi doanh nghiệp.  Hiện nay đồ dùng văn phòng có rất nhiều loại tuy nhiên các đồ dùng được sử dụng nhiều nhất phải kể đến những thứ sau đây:

Các loại giấy

Đây được xem là đồ dùng không thể thiếu ở bất kỳ văn phòng nào. Quá nhiều việc trong văn phòng phải sử dụng những loại giấy này. Các loại giấy được dùng phổ biến ở văn phòng như giấy in, giấy note nhớ, note ký,…

Giấy in là loại cần thiết nhất để in ấn, photo tài liệu, hợp đồng, các thông báo, nội quy trong công ty,.. Mặc dù hiện nay công nghệ thông tin phát triển các hình thức lưu trữ trên máy tính được sử dụng khá phổ biến. Tuy nhiên với hình thức này cũng gặp khá nhiều rủi ro vì có thể mất dữ liệu do một sự cố nào đó. Vì vậy sổ sách, tài liệu của công ty vẫn được in ra giấy để lưu trữ lâu dài.

Còn các loại note ký, note nhớ cũng được dùng ở văn phòng để tạo thuận lợi trong việc ghi nhớ công việc và ký các văn bản , giấy tờ.

Các loại bút văn phòng

Bút đã trở thành vật bất ly thân của những ai đang làm công việc văn phòng. Hiện nay có rất nhiều loại bút phục vụ cho công việc như bút bi, bút chì, bút nhớ, bút xóa, bút laser,…

Hiện nay, khi hầu hết các văn bản đều được đánh trên máy tính và in ra nhưng không vì thế mà vai trò của các loại bút bị xem nhẹ:

• Bút bi giúp bạn ghi chép lại kế hoạch làm việc trong ngày, ghi chép lại các ý tưởng độc đáo mà bạn vừa nghĩ ra,…
• Bút nhớ giúp bạn đánh dấu lại những phần quan trọng trong các văn bản phục vụ cho công việc.
• Nhiều công ty còn sử dụng công nghệ hiện đại là máy chiếu để sử dụng trong các buổi họp, buổi thuyết trình thì bút laser là vật dụng không thể thiếu.

Quá nhiều lợi ích từ những chiếc bút nhỏ nhắn, hỗ trợ đắc lực cho bạn trong bất kỳ công việc văn phòng nào.

Kẹp tài liệu, File đựng tài liệu

Đây là hai đồ dùng văn phòng được nhắc đến khá nhiều. Khi bạn là dân văn phòng và phải ngột ngạt trong cả đống giấy tờ mà không biết sắp xếp thế nào thì file đựng tài liệu là dành cho bạn. Bởi nó giúp phân loại, sắp xếp giấy tờ một cách hợp lý, khoa học và có hiệu quả lưu trữ lâu dài.

Xem thêm :

• Tư vấn thành lập doanh nghiệp giá rẻ
• Thành lập công ty tnhh 2 thành viên trở lên

Còn các kẹp tài liệu cũng có tác dụng lưu trữ nhưng được số lượng ít hơn file đựng tài liệu. Tuy nhiên, nó còn thực hiện “nhiệm vụ” khác đó là kẹp các văn bản trong các buổi ký kết, gặp gỡ khách hàng. Nhiều công ty còn biến những chiếc kẹp tài liệu mang phong cách riêng của công ty mình nhằm quảng bá thương hiệu đến khách hàng và đối tác.

Các loại máy móc sử dụng trong văn phòng

Các loại máy móc sử dụng trong văn phòng bao gồm các loại máy như máy in, máy chiếu, máy photo, máy hủy tài liệu, … Quy trình làm việc của văn phòng nếu thiếu những máy móc này sẽ không vận hành được trơn tru.

Từ khi xuất hiện những chiếc máy này các nhân viên bớt rất nhiều công sức trong việc ghi chép, in ấn tài liệu và thuyết trình. Ngoài ra, họ còn có thể nhanh chóng hoàn thành công việc nhờ những công việc hỗ trợ này.

Các thiết bị nội thất trong văn phòng

Các thiết bị nội thất bao gồm bàn, ghế, tủ, kệ , đèn, quạt, điều hòa,.. Những thiết bị này cũng không thể thiếu trong các văn phòng làm việc. Công dụng của chúng là bổ trợ cho người lao động tạo nên một môi trường làm việc thoải mái hơn. Ngoài ra, các đồ dùng này nếu được sắp xếp hợp lý sẽ mang đến một cá tính riêng cho doanh nghiệp của bạn.

Kinh nghiệm bạn nên biết để mua sắm đồ dùng văn phòng cần thiết

Như đã liệt kê ở trên, đồ dùng văn phòng cần thiết bao gồm rất nhiều thứ. Tuy nhiên để mua được chúng đảm bảo chất lượng và mục đích sử dụng thì bạn cần chú ý một vài điều sau:

• Các phòng ban trong doanh nghiệp cần phải có kế hoạch sử dụng các loại văn phòng phẩm một tháng ngay từ đầu tháng. Điều này sẽ giúp bộ phận mua hàng ước lượng được số lượng cần dùng của tất cả để đặt hàng một lần. Tránh trường hợp bị động trong quá trình sử dụng.
• Những đồ dùng được sử dụng nhiều, thường xuyên như giấy in, bút viết thì bạn nên dự trữ với số lượng lớn. Điều này chắc chắn sẽ giúp bạn tiết kiệm được chi phí và không mất công gọi hàng nhiều lần trong một tháng.
• Nên phân chia thành các nhóm dụng cụ như: sử dụng một lần, sử dụng dài hạn, sử dụng trong ngắn hạn, sử dụng làm quà tặng đối tác,.. Từ đó, bạn sẽ có kế hoạch mua sắm sao cho hợp lý. Ví dụ như các loại giấy nhớ thường chỉ sử dụng một lần thì không nên mua loại quá đắt. Còn nếu các loại dụng cụ văn phòng dùng dài hạn như máy tính, máy in,… thì bạn nên mua các sản phẩm chất lượng cao để tăng hiệu suất làm việc và có độ bền cao.
• Cuối cùng, hãy đặt mua hàng ở những địa chỉ uy tín, chất lượng mà giá cả lại phù hợp. Bạn nên tham khảo nhiều địa chỉ khác nhau để có sự so sánh và chọn được nơi tốt nhất.

Với sự hỗ trợ ngày càng đắc lực của đồ dùng văn phòng cần thiết thì các doanh nghiệp ngày càng hoạt động có hiệu quả hơn. Trên đây là một số đồ dùng cần thiết và kinh nghiệm khi mua chúng cho văn phòng của bạn. Mong rằng bạn sẽ chọn lựa những sản phẩm tối ưu nhất phục vụ cho công việc của mình.

Xem thêm :(Hỏi đáp) Thuê chung cư làm văn phòng liệu có khả thi

Ngoài ra nếu bạn muốn thành lập một công ty thì bạn cần những bước chuẩn bị sau:

•  Bạn làm thủ tục đăng ký thành lập công ty với Sở Kế Hoạch Đầu Tư.  
•  Bạn cần một địa chỉ để đăng ký làm trụ sở công ty. Đây phải là địa chỉ nhà riêng hoặc văn phòng ảo, không thể dùng địa chỉ chung cư.
•  Sau khi thành lập công ty, bạn cần khai báo thuế định kỳ với tổng cục thuế (hàng quý), cho dù công ty bạn có phát sinh doanh thu hay không.
• Bạn cần đầu tư marketing, để tìm khách hàng mới và phát triển doanh nghiệp bền vững. Bạn cần một bộ nhận diện thương hiệu (tên gọi, logo, màu sắc, biểu tượng, slogan..) và các giải pháp digital marketing hỗ trợ (lập website, chạy quảng cáo Google, Facebook, SEO, đầu tư Content Marketing, Email Marketing….).

Dịch vụ văn phòng ảo Yes Office luôn đồng hành cùng bạn để giải quyết những vấn đề trên.

• Khi làm thủ tục đăng ký thành lập công ty, Yes Office giúp bạn hoàn thành các thủ tục Nhà nước rườm rà phức tạp. Bạn chỉ cần đóng cho chúng tôi đúng số tiền làm lệ phí đăng ký doanh nghiệp với Tổng Cục Thuế (có hóa đơn đỏ của Cục Thuế nếu bạn cần đối chiếu). Còn phí dịch vụ, chúng tôi xin tặng bạn.
• Bạn không cần phải thuê mặt bằng lớn, mà chỉ cần thuê văn phòng ảo để thành lập công ty. Chi phí thuê văn phòng ảo rất hợp lý (chỉ từ 530.000 đồng / tháng). Văn phòng Yes Office nằm ở vị trí đắc địa, ngay đường hoa Nguyễn Huệ quận 1, với địa chỉ 68 là con số hợp phong thủy.
• Yes Office luôn có những chuyên viên thuế nhiều năm kinh nghiệm để tư vấn MIỄN PHÍ cho công ty non trẻ của bạn. Khi bạn thuê văn phòng ảo tại Yes Office đồng thời sử dụng luôn dịch vụ thuế của chúng tôi, mọi quy trình khai báo thuế lại càng thuận lợi.  
• Chúng tôi có nhiều năm kinh nghiệm trong việc thiết kế website chuẩn SEO, xây dựng bộ nhận dạng thương hiệu, đồng thời triển khai các hoạt động digital marketing hiệu quả qua các kênh Google, Facebook, đem lại hiệu quả kinh tế lớn cho các doanh nghiệp.

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí và tìm hiểu thêm cách cắt giảm chi phí thuê văn phòng qua hotline: 0942 688 339.