công văn thay đổi tên công ty
14/08/2022

Quy định công văn thay đổi tên công ty và thủ tục thực hiện năm 2022

Trong quá trình hoạt động, nhiều công ty có nhu cầu thay đổi tên thương hiệu theo định hướng phát triển và đang tìm kiếm giải pháp thực hiện cho vấn đề này. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần nắm vững quy trình, thủ tục thực hiện và các thông tin khác liên quan đến việc thay đổi tên để công việc được tiến hành thuận lợi hơn. Bài viết dưới đây của Yesoffice.com.vn sẽ cùng quý độc giả tìm hiểu những quy định công văn thay đổi tên công ty và thủ tục thực hiện đầy đủ nhất.

Sơ lược về công văn thay đổi tên công ty

Khái niệm công văn thay đổi tên công ty

Công văn thay đổi tên công ty là văn bản được soạn thảo ra có nội dung thông báo về việc công ty thực hiện thay đổi tên công ty mới. Công văn này thường được gửi đến các tổ chức liên quan đến hoạt động của công ty, khách hàng, đối tác và các thành viên, cổ đông trong công ty để nắm bắt kịp thời sự thay đổi. 

Thay đổi tên công ty để làm gì?

Tên gọi của mỗi công ty đều mang những đặc điểm riêng của doanh nghiệp từ khi mới thành lập, đóng vai trò rất quan trọng trong đối với hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên có rất nhiều trường hợp công ty quyết định đổi tên để phù hợp với định hướng phát triển cũng như gây dựng thương hiệu tốt hơn. 

Mỗi công ty đều có lý do riêng cho việc thay đổi tên gọi của mình, nhưng nhìn chung nhu cầu thay đổi tên xuất phát từ những lý do sau đây:

  • Tên công ty mang tính phổ biến, chung chung, thường không để lại ấn tượng nhiều với khách hàng, không thể hiện được mục đích chính của doanh nghiệp.
  • Tên công ty gắn với địa danh khác nhưng không phù hợp với định hướng phát triển của công ty.
  • Tên công ty đặt theo sản phẩm đang bị nhiều đơn vị khác cùng kinh doanh dễ dẫn tới thương hiệu công ty không có sức hút, tính đặc sắc nữa.
  • Tên công ty đang được đặt theo một cá nhân nhưng không còn liên quan đến hoạt động của công ty nữa nên cần được đặt một tên khác phù hợp hơn.

Phần lớn những công ty có tên gọi bị vướng trong một số trường hợp trên sẽ tìm một tên công ty mới tốt hơn để thay đổi, nhằm tạo được dấu ấn tốt hơn trên thị trường cũng như đem lại hiệu quả hơn trong hoạt động kinh doanh với khách hàng.

Có nhiều lý do để công ty quyết định thay đổi tên gọi
Có nhiều lý do để công ty quyết định thay đổi tên gọi

Xem thêm:

Quy định thay đổi tên công ty, doanh nghiệp.

Để thực hiện được thay đổi thành công tên mới cho công ty, cần tuân thủ những quy định của Pháp luật để được hợp thức hóa. Dưới đây là những quy định chung cho việc thay đổi tên công ty mà quý khách hàng cần tham khảo trước khi tiến hành.

Thời gian thực hiện thay đổi tên công ty.

Sau khi công ty thống nhất và ban hành quyết định thay đổi tên công ty mới, công ty cần hoàn tất hồ sơ và thực hiện đăng ký thay đổi phần nội dung tên gọi trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong khoảng thời gian tối đa 10 ngày.

Tiếp đó, cơ quan có thẩm quyền về đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra hợp lệ, trong thời hạn 3 ngày làm việc tên mới của công ty sẽ được thay đổi theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020. Tuy nhiên, trường hợp hồ sơ thay đổi tên cần sửa đổi thì công ty được xem lại hồ sơ và bổ sung trong vòng 60 ngày kể từ thời điểm nhận được thông báo của cơ quan có thẩm quyền. 

Công ty nhận được quyết định thay đổi tên doanh nghiệp mới thành công thì phải tiếp tục thực hiện thay đổi các giấy tờ liên quan đến hoạt động của công ty, thay đổi mẫu dấu,… để đảm bảo tính nhất quán, hợp lệ của tên mới.

Công ty hoàn tất hồ sơ thay đổi tên doanh nghiệp sau khi ban hành quyết định
Công ty hoàn tất hồ sơ thay đổi tên doanh nghiệp sau khi ban hành quyết định

Thủ tục thay đổi tên Công ty

Công ty cần hiểu và làm đúng trình tự các bước dưới đây về thủ tục thay đổi tên gọi để có được kết quả tốt nhất.

Bước 1: Cần kiểm tra tính phù hợp của tên doanh nghiệp mới tại website https://dangkykinhdoanh.gov.vn để đảm bảo tên mới đủ điều kiện sử dụng.

Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ liên quan đến thay đổi tên công ty theo quy định tại điều 41 Nghị định 78/2015/NĐ-CP về Đăng ký doanh nghiệp.

  • Thông báo thay đổi tên công ty;
  • Biên bản họp thống nhất nội dung thay đổi tên công ty;
  • Quyết định của công ty về việc thay đổi tên doanh nghiệp mới;
  • Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ thay đổi tên công ty và nhận kết quả của cấp có thẩm quyền (nếu có).

Bước 3: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính và nộp lệ phí thay đổi tên công ty hoặc nộp hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 4: Công bố thông tin thay đổi doanh nghiệp trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận kết quả xác nhận hoàn tất hồ sơ thay đổi tên gọi, công ty cần nộp giấy đề nghị công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp mới tới Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính.

​​

Công ty nộp hồ sơ thay đổi thông tin tại Phòng đăng ký kinh doanh quản lý trực tiếp
Công ty nộp hồ sơ thay đổi thông tin tại Phòng đăng ký kinh doanh quản lý trực tiếp

Hướng dẫn soạn thảo thông báo thay đổi tên công ty

Hiện tại vẫn có trường hợp công ty gặp rắc rối trong quá trình tự biên soạn công văn thay đổi tên công ty do chưa hiểu rõ được những nội dung cần đảm bảo trong văn bản này. Dưới đây là các nội dung cần có trong soạn thảo thông báo thay đổi tên công ty mà doanh nghiệp cần lưu ý.

Phần thông tin cơ bản của công ty

Trong phần này của văn bản thông báo nội dung đổi tên, Công ty phải điền đầy đủ thông tin chung cơ bản của mình như: Tên doanh nghiệp, Mã số thuế, Mã số của giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Tiếp đến cần lưu ý đến thông tin của đơn vị nhận thông báo như khách hàng, đối tác, cơ quan liên quan đến hoạt động công ty. Đồng thời thể hiện sự biết ơn chân thành đến sự đồng hành của họ trong suốt quá trình hoạt động công ty.

Phần nội dung thay đổi cần thông báo

Công ty cần đưa ra nhu cầu và lý do cho việc thay đổi tên công ty trong phần này để đơn vị nhận hiểu thêm được về ý nghĩa tên gọi mà doanh nghiệp muốn gửi gắm cũng như mong muốn phát triển trong tương lai đối với tên công ty mới.

Cần trình bày rõ phần tên thay đổi:

  • Tên doanh nghiệp mới viết bằng tiếng Việt (Viết bằng chữ in hoa): ………………
  • Tên doanh nghiệp viết tắt mới (nếu có): ……………………………………………

Cần có xác nhận của đại diện công ty về nội dung thay đổi, ký tên, đóng dấu vào công văn thay đổi tên công ty. Việc xác nhận trong công văn này như một lời thông báo đến cá nhân, đơn vị có liên quan được biết và phối hợp cùng thực hiện.

Đại diện công ty cần kiểm tra và ký xác nhận nội dung trong công văn thay đổi tên công ty
Đại diện công ty cần kiểm tra và ký xác nhận nội dung trong công văn thay đổi tên công ty

Lời kết

Chính vì tên công ty là căn cứ để đánh dấu sự khác biệt của một công ty cụ thể với những doanh nghiệp khác, là một phần cơ sở tạo nên thương hiệu của công ty trên thị trường ngày nay. Công ty cần có sự lựa chọn hoàn hảo cho tên doanh nghiệp mới của mình cũng như nắm rõ và thực hiện đúng quy trình, công văn thay đổi tên công ty để công việc được hoàn thành nhanh, thuận lợi nhất. Yesoffice.com.vn mong rằng đã hỗ trợ được quý công ty những thông tin hữu ích nhất để có được sự thay đổi mang tính chiến lược tốt nhất trong hành trình phát triển của công ty.

Có thể bạn quan tâm:

Ông Đỗ Hoàng Anh tốt nghiệp chuyên ngành Luật Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh năm 2018. Bắt đầu từ năm 2017, Ông tham gia vào lĩnh vực pháp lý, hỗ trợ đồng hành cùng hàng trăm Doanh nghiệp trong và ngoài nước. Bên cạnh đó còn giải quyết các vấn đề phát sinh cho các Doanh nghiệp từ những bước chuẩn bị thủ tục thành lập đến khi Doanh nghiệp đi vào hoạt động ổn định và phát triển. Năm 2021, Ông Hoàng Anh đảm nhiệm chức vụ Trưởng bộ phận Pháp lý Công ty Cổ phần Yes Office, với cương vị này Ông đã đang song hành cùng Yes Office giúp các Doanh nghiệp vững tin về mặt pháp lý trong suốt quá trình hoạt động của mình và đồng thời ngày càng khẳng định vị thế trên lĩnh vực này.