Unnamed (1)
26/05/2020

Tiêu chuẩn cần chú ý khi lựa chọn phòng họp cho thuê

Tuy chỉ là không gian để tiến hành cuộc họp nhưng phòng họp đóng một vai trò quan trọng trong thành công chung của cuộc họp. Vì vậy, khi tìm phòng họp cho thuê để thuê và tổ chức họp, bạn cần lưu ý các tiêu chuẩn của một phòng họp đúng chuẩn để có thể lựa chọn được tốt nhất. Bài viết sẽ điểm qua các tiêu chuẩn không thể thiếu của một phòng họp lý tưởng.

Về quy mô phòng họp

Unnamed (2)
Chọn thuê phòng họp cần chú ý quy mô phòng

Quy mô phòng họp sẽ tác động rất nhiều đến sự thoải mái và tâm lý của các thành viên tham dự. Một phòng họp nhỏ, chật chội sẽ khiến không khí trở nên ngột ngạt, các thành viên không thoải mái, khó có thể tập trung ảnh hưởng rất lớn đến kết quả cuộc họp.

Nhất là với đối tác lớn, bàn bạc các công việc lớn thì đây là điều tối kỵ. Bước vào cuộc họp với tâm lý không tốt sẽ khiến cuộc đàm phán dễ vào bế tắc do tâm trạng không thoải mái của đôi bên khi có vấn đề cần thảo luận.

Một phòng họp có kích thước quá rộng rãi tại công ty sẽ tốt nhưng nó sẽ khiến bạn phải tốn thêm nhiều chi phí hoạt động không cần thiết. Còn khi đi thuê phòng họp thì bạn có thể đối mặt với chi phí thuê cao hơn.

Unnamed (3)
Lựa chọn quy mô phòng lớn cho các cuộc họp lớn, đông người

Vì vậy, tìm phòng họp cho thuê với quy mô phù hợp với từng cuộc họp nhất định sẽ tạo không gian thật thoải mái và tiết kiệm chi phí. Vậy quy mô thế nào mới đạt tiêu chuẩn? Dưới đây là tiêu chuẩn về quy mô của phòng họp đủ chuẩn:

Phòng họp cho thuê thường được thiết kế để sử dụng cho các cuộc họp có từ 4-10 người, 10-20 người, 20-50 người và các cuộc họp lớn với sức chứa hơn 50 người. Mỗi phòng họp như thế được gợi ý với kích thước tiêu chuẩn như sau:

  • Phòng họp 4 người: 7,5 đến 8m2.
  • Phòng họp 8 người: 15m2.
  • Phòng họp 12 người: 20m2.
  • Phòng họp 20 người: 40m2.
  • Phòng họp 100 người: 80 đến 100m2.

Khi thuê phòng họp, hãy căn cứ vào những tiêu chuẩn về kích thước này để tìm được một phòng họp chất lượng và đủ chuẩn. Tuy nhiên, nó sẽ còn tùy vào điều kiện và tính chất cuộc họp của công ty.

Xem thêm: 101 điều cần biết về văn phòng chia sẻ

Kết cấu phải đảm bảo

Tùy vào mục đích và tính chất của cuộc họp mà cần tìm phòng họp cho thuê có kết cấu phù hợp. Có thể lựa chọn kết cấu dựa vào yêu cầu cụ thể:

  • Các cuộc họp để ký kết các hợp đồng quan trọng, các cuộc họp có tính chất đặc biệt như đại hội cổ đông,… thì một không gian vừa phải, sạch sẽ, yên tĩnh để thuận tiện cho việc ghi chép, thảo luận, tương tác. Các mô hình như Hollow Square, Boardroom sẽ là những mô hình thích hợp.
Unnamed (1)
Phòng họp mô hình Hollow Square dễ ghi chép, thảo luận
  • Thuê phòng họp cho các hoạt động như đào tạo, các buổi gặp gỡ, training thì việc lựa chọn phòng họp cần để có không gian thoải mái, vui vẻ cũng như các hoạt động trao đổi được dễ dàng. Các phòng họp với kiểu thiết kế U- shape hay Classroom sẽ rất thuận lợi cho việc truyền tải và tương tác giữa người truyền đạt và người nghe.

Xem thêm: VĂN PHÒNG CHIA SẺ-COWORKING SPACE GIẢI PHÁP GIÚP TIẾT KIỆM CHI PHÍ CHO DOANH NGHIỆP

Trang thiết bị của phòng họp

Một phòng họp đủ tiêu chuẩn cần có những trang thiết bị để trang bị đầy đủ để đảm bảo được sự chuyên nghiệp và có sự sắp xếp một cách khoa học bằng các ý tưởng hoàn hảo.

Unnamed
Cần quan tâm đến trang thiết bị khi thuê phòng họp

Các thiết bị như bàn ghế đủ tiêu chuẩn, êm ái là không thể thiếu. Ngoài ra, bảng, bút, máy chiếu hiện đại và rõ nét,…Đối với các buổi hội thảo, training thì các thiết bị âm thanh như micro, loa, sân khấu, bục phát biểu,…vô cùng quan trọng.

Bên cạnh đó, khi tìm đến các phòng họp cho thuê, bạn cũng cần để ý đến tiêu chuẩn độ thông thoáng. Phòng họp cần có sự thông thoáng để đảm bảo được sự thoải mái, nhất là các cuộc họp kéo dài. Vì vậy hãy để ý đến hệ thống quạt gió, hệ thống điều hòa có bố trí hợp lý không? Hoặc tốt nhất là mở toàn bộ hệ thống để kiểm tra trước khi quyết định thuê.

Xem thêm: Văn Phòng Tiết Kiệm Chi Phí Trong Mùa Dịch COVID 19

Không gian và màu sắc chủ đạo

Màu sắc luôn có sự tác động rất lớn đến ấn tượng và tâm lý của con người. Vì vậy, khi thuê phòng họp cần đánh giá về màu sắc chủ đạo, tránh một không gian được bài trí, trang trí với màu sắc chủ đạo quá nóng, hay quá sơ sài.

Một màu sắc làm dịu đi tâm trạng cũng như tránh mỏi mắt và tạo nên sự thoải mái nhất sẽ giúp cho cuộc họp thành công. Cũng như các buổi training, thảo luận sẽ sôi nổi, hăng say và quên đi những mệt mỏi khi phải làm việc thời gian dài.

Phòng họp cho thuê cần đảm bảo những tiêu chí để đạt được chất lượng tốt nhất. Phòng họp có ý nghĩa và tác động lớn đến chất lượng và kết quả cuộc họp. Vì thế, khi thuê phòng họp cần đánh giá và chọn lựa phòng họp đủ chuẩn với chất lượng tốt nhất. Hãy liên hệ với Yes Office qua hotline: 0943 688 339 để được tư vấn và hỗ trợ thuê phòng họp tốt nhất.

Ngoài ra nếu bạn muốn thành lập một công ty thì bạn cần những bước chuẩn bị sau:

  •  Bạn làm thủ tục đăng ký thành lập công ty với Sở Kế Hoạch Đầu Tư.  
  •  Bạn cần một địa chỉ để đăng ký làm trụ sở công ty. Đây phải là địa chỉ nhà riêng hoặc là văn phòng ảo, không thể dùng địa chỉ chung cư.
  •  Sau khi thành lập công ty, bạn cần khai báo thuế định kỳ với tổng cục thuế (hàng quý), cho dù công ty bạn có phát sinh doanh thu hay không.
  • Bạn cần đầu tư marketing, để tìm khách hàng mới và phát triển doanh nghiệp bền vững. Bạn cần một bộ nhận diện thương hiệu (tên gọi, logo, màu sắc, biểu tượng, slogan..) và các giải pháp digital marketing hỗ trợ (lập website, chạy quảng cáo Google, Facebook, SEO, đầu tư Content Marketing, Email Marketing….).

Dịch vụ coworking space quận 1 Yes Office luôn đồng hành cùng bạn để giải quyết những vấn đề trên.

  • Khi làm thủ tục đăng ký thành lập công ty, Yes Office giúp bạn hoàn thành các thủ tục Nhà nước rườm rà phức tạp. Bạn chỉ cần đóng cho chúng tôi đúng số tiền làm lệ phí đăng ký doanh nghiệp với Tổng Cục Thuế (có hóa đơn đỏ của Cục Thuế nếu bạn cần đối chiếu). Còn phí dịch vụ, chúng tôi xin tặng bạn.
  • Bạn không cần phải thuê mặt bằng lớn, mà chỉ cần thuê văn phòng ảo để thành lập công ty. Chi phí thuê văn phòng ảo rất hợp lý (chỉ từ 530.000 đồng / tháng). Văn phòng Yes Office nằm ở vị trí đắc địa, ngay đường hoa Nguyễn Huệ quận 1, với địa chỉ 68 là con số hợp phong thủy.
  • Yes Office luôn có những chuyên viên thuế nhiều năm kinh nghiệm để tư vấn MIỄN PHÍ cho công ty non trẻ của bạn. Khi bạn thuê văn phòng ảo tại Yes Office đồng thời sử dụng luôn dịch vụ thuế của chúng tôi, mọi quy trình khai báo thuế lại càng thuận lợi.  
  • Chúng tôi có nhiều năm kinh nghiệm trong việc thiết kế website chuẩn SEO, xây dựng bộ nhận dạng thương hiệu, đồng thời triển khai các hoạt động digital marketing hiệu quả qua các kênh Google, Facebook, đem lại hiệu quả kinh tế lớn cho các doanh nghiệp.

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí và biết được tiện ích văn phòng ảo qua hotline: 0942 688 339.

Xem thêm : Tìm hiểu về công việc nhân viên lễ tân văn phòng

Ông Việt Phạm tốt nghiệp trường đại học Kinh Tế TP. HCM, tại đây ông học chuyên ngành quản trị kinh doanh và tốt nghiệp năm 2014. Từ năm 2015, ông tham gia vào thị trường văn phòng và hợp tác với nhiều tòa nhà . Với kinh nghiệm hơn 5 năm trong ngành văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ và văn phòng dịch vụ. Tiếp nối thành công và với vốn kinh nghiệm tích lũy, đến năm 2020 ông trở thành giám đốc kinh doanh cho công ty cổ phần Yes Office bên mảng dịch vụ cho thuê văn phòng tại TP HCM. Dù bắt đầu hoạt động ở thời điểm bùng phát dịch COVID-19, nhưng Yes Office đang dần khẳng định vị thế trên trị trường và chinh phục hơn 300 doanh nghiệp đang tin dùng dịch vụ.