Văn Phòng Tiết Kiệm Chi Phí Trong Mùa Dịch COVID 19

Cân đối chi phí vận hành luôn là bài toán khiến các chủ doanh nghiệp đau đầu. Các chi phí như phí nhân công, phí nhập hàng, thuế, phí cơ sở vật chất luôn chiếm đến 80% doanh thu hằng tháng.

Nhưng nếu có cách để bạn giảm con số tiêu hao này đi chỉ còn 60% thì sao?

Đặc biệt trong thời điểm dịch bệnh COVID 19 đang diễn ra phức tạp, công ty bạn càng cần cắt giảm chi phí để tiếp tục duy trì hoạt động. Bài viết này sẽ chỉ cho bạn những giải pháp cực kỳ đơn giản để gia tăng 10% lợi nhuận mỗi tháng cho bạn chỉ thông qua các mẹo văn phòng tiết kiệm nhỏ dưới đây.

Văn phòng tiết kiệm
Tiết kiệm chi phí văn phòng là một trong những cách hiệu quả nhất để tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Sử dụng văn phòng ảo

Van Phong Tiet Kiem Yes Office
Sử dụng dịch vụ văn phòng ảo sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí văn phòng

Trong những năm gần đây, mô hình văn phòng ảo được xem như là xu hướng văn phòng của các công ty trong thời đại 4.0. 

Đây là mô hình văn phòng vừa cung cấp cho bạn một địa chỉ kinh doanh hợp pháp, vừa cho bạn một văn phòng đại diện, sang trọng, chỉn chu để có thể tiếp đón các đối tác, khách hàng.

Với văn phòng ảo, chủ doanh nghiệp không cần phải đến công ty mà vẫn có thể điều hành mọi công việc. 

Văn phòng ảo mang đến cho bạn rất nhiều lợi ích sau:

Tiết kiệm chi phí 

Bạn không cần phải tốn nhiều tiền thuê mặt bằng để làm văn phòng riêng mà vẫn có được một văn phòng chuẩn hiện đại thông qua mô hình văn phòng ảo.

Thay vì mỗi tháng bạn chi trả từ 5.000.000 – 10.000.000 đồng cho một văn phòng làm việc liên tục, bạn có thể thuê văn phòng ảo để các thành viên trong công ty cùng làm việc chung, với chi phí chỉ khoảng 30 – 40% so với trước đây.

Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp

Văn phòng tiết kiệm

Với địa chỉ văn phòng ngay tại các trung tâm kinh tế của các thành phố, văn phòng ảo sẽ mang đến cho bạn một hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác ngay cả khi chưa gặp mặt. 

Thông tin liên lạc cố định

Bạn không cần phải mất một khoản tiền lớn cho dịch vụ lễ tân hoặc người tiếp nhận thông tin cho công ty, bởi dịch vụ văn phòng ảo sẽ giúp bạn làm điều này. Khi bạn thuê văn phòng ảo, dịch vụ sẽ bao gồm luôn cả lễ tân, giúp bạn tiếp nhận thông tin từ bên ngoài vào công ty. Đồng thời hỗ trợ bạn nhận những thư từ, bưu phẩm từ phía đối tác, khách hàng.

Mở rộng thị trường

Văn phòng ảo giúp bạn dễ dàng mở thêm chi nhánh ở bất kỳ đâu với chi phí tiết kiệm nhất.

Đầy đủ tiện ích

Văn phòng tiết kiệm
Các dịch vụ tiện ích khi sử dụng văn phòng ảo sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều chi phí

Bạn không cần phải đắn đo suy nghĩ về việc trang trí văn phòng ra sao, vì ở văn phòng ảo, mọi thứ đã được setup sẵn sàng để cho bạn sử dụng.

Ngoài ra, dịch vụ văn phòng ảo còn hỗ trợ nếu bạn chẳng may gặp vấn đề về IT, pháp lý,…

Thuê văn phòng chia sẻ

van phong tiet kiem
Sử dụng chung văn phòng sẽ giúp cắt giảm đáng kể chi phí hoạt động cho doanh nghiệp

Văn phòng chia sẻ hay còn gọi là Coworking Space hiện đang là một trong những loại hình văn phòng được nhiều doanh nghiệp và cá nhân lựa chọn. 

Đây là loại hình văn phòng được đặt trong các tòa cao ốc, hoặc một không gian chung với thiết kế hiện đại, sáng tạo.

Tại đó các cá nhân hay nhân viên của các tổ chức cùng nhau chia sẻ không gian, và các trang thiết bị, cơ sở vật chất kèm theo trong quá trình làm việc.

So với loại hình văn phòng truyền thống, văn phòng chia sẻ vẫn đảm bảo đầy đủ các tiện nghi đi kèm những lợi ích vượt trội hơn hẳn:

Tiết kiệm chi phí

Thay vì phải trả một số tiền lớn để thuê một không gian riêng, thì giờ đây, bạn chỉ cần trả một nửa hoặc thậm chí là 1/3 cho văn phòng chia sẻ với đầy đủ tiện nghi như một văn phòng truyền thống bình thường. 

Bên cạnh đó, bạn cũng không cần phải lo đến những chi phí phát sinh như tiền in ấn, tiền vệ sinh,… vì tất cả đã có hết trong dịch vụ văn phòng chia sẻ. 

Vị trí thuận lợi

van phong tiet kiem
Văn phòng Yes Office ở trung tâm quận 1 vừa giúp xây dựng hình ảnh doanh nghiệp vừa giúp giảm chi phí và thời gian di chuyển

Hầu hết các mô hình văn phòng chia sẻ đều tập trung ở các khu vực kinh tế trọng điểm hoặc các trung tâm thành phố lớn. Đây thường là nơi tập trung những doanh nghiệp, dịch vụ, tiện ích nên rất thuận lợi cho việc di chuyển và tiếp cận.

Thêm nhiều cơ hội mới

Văn phòng chia sẻ là nơi tập trung nhiều doanh nghiệp hoặc các cá nhân đến từ những lĩnh vực khác nhau. Vì thế, tại không gian này, bạn có thể dễ dàng tiếp xúc với những người đang có cùng chí hướng để hợp tác làm ăn, hoặc hỗ trợ lẫn nhau trong công việc.

Mở rộng mối quan hệ

Lobby 2 1024x683

Văn phòng chia sẻ thường tổ chức các buổi workshop, giao lưu giữa các văn phòng thông qua các buổi hội thảo hoặc trưng bày sản phẩm. Từ đây, bạn sẽ có cơ hội gặp gỡ  và giao lưu cùng mọi người để mở rộng mới quan hệ.

Nâng cao năng suất làm việc

Trong không gian văn phòng chia sẻ, khi bạn nhìn đâu cũng thấy mọi người làm việc, bạn cũng sẽ có động lực tập trung hoàn thành phần việc của mình một cách hiệu quả nhất.

Các tiện ích đều miễn phí

Tại hầu hết các văn phòng chia sẻ, mọi tiện ích như máy in, máy photo đều được phục vụ miễn phí 

Thiết kế không gian truyền cảm hứng

Văn phòng tiết kiệm

 

Các thiết kế tại văn phòng chia sẻ sẽ mang đến cho bạn một không gian làm việc hoàn toàn mới, phá bỏ những định nghĩa về một văn phòng truyền thống nhàm chán, từ đó mang đến cho bạn nhiều năng lượng cảm hứng để hoàn thành tốt công việc.

Hợp đồng linh hoạt

Thời gian thuê sẽ phụ thuộc vào tính chất và nhu cầu của doanh nghiệp hoặc các cá nhân: thuê theo ngày, theo giờ, theo tuần, theo tháng,… Mang lại lợi ích kinh tế cho bài toán cơ sở hạ tầng của các doanh nghiệp. 

Sử dụng dịch vụ văn phòng trọn gói

Thay vì phải đau đầu và tốn công thiết kế văn phòng, thì giờ đây, mô hình cho thuê văn phòng trọn gói sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian cho những công việc ấy. 

Văn phòng trọn gói sẽ cung cấp cho bạn một địa chỉ làm việc uy tín, mô hình văn phòng được thiết kế hiện đại, phù hợp với thế hệ làm việc cấp tiến hiện nay của người lao động.

Ngoài ra, văn phòng trọn gói bao gồm cả dịch vụ nhân viên đón tiếp đối tác hoặc khách hàng khi đến làm việc tại văn phòng của bạn. Đồng thời, lễ tân của đơn vị cho thuê văn phòng trọn gói cũng sẽ chịu trách nhiệm nhận thư/ bưu phẩm cho bạn.

Một số giải pháp đi kèm khác mà bạn có thể áp dụng

Ứng dụng công nghệ 

Công nghệ ra đời như một giải pháp tối ưu cho tất cả các lĩnh vực trong cuộc sống, kể cả kinh doanh. Từ các dịch vụ điện thoại, email, quản lý thông tin khách hàng,… đều đã có thể áp dụng khoa học công nghệ để giảm bớt nhân lực cũng như thời gian cho các công việc này. 

Bên cạnh đó, việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý vận hành doanh nghiệp sẽ giúp cho mọi việc chính xác hơn, nâng cao năng suất và tăng độ chuyên nghiệp cho công ty bạn.

Tiết kiệm chi phí cố định

Để văn phòng hoạt động, bạn cần phải chi trả cho các chi phí cố định như tiền thuê mặt bằng, điện nước, internet, văn phòng phẩm, nhân viên lễ tân, bảo vệ, coi xe… Mỗi thứ bạn tiết kiệm được một ít, nhưng tính tổng lại, bạn sẽ thấy mình đã tiết kiệm được kha khá chi phí.

van phong tiet kiem
Các tiện ích khi sử dụng dịch vụ văn phòng tiết kiệm của Yes Office sẽ giúp cắt giảm đáng kể chi phí hoạt động cho doanh nghiệp

Tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm

Văn phòng phẩm bao gồm những dụng cụ như: bút bi, bút chì, kéo, bìa nhựa, băng keo, bút xóa, keo dán, các loại giấy văn phòng A2, A3, A4… 

Để tiết kiệm được chi phí này, bạn nên mua theo lô từ các cửa hàng văn phòng phẩm lớn, tính toán chi tiết nhu cầu sử dụng của từng bạn nhân viên văn phòng, đồng thời khuyến khích mọi người dùng tiết kiệm.

Tiết kiệm nước văn phòng

Đầu tiên, bạn cần hệ thống nước được thi công hoàn chỉnh, đồng thời kiểm tra và sửa lại các đường ống dẫn nước, vòi sen, bồn cầu, bồn rửa mặt… để không bị cặn và hở van. 

Việc sử dụng bồn tiểu cảm ứng nhiệt hoặc chia hai chế độ xả bồn cầu giúp công ty bạn tiết kiệm được rất nhiều nguồn nước. 

Ngoài ra, việc tuyên truyền nâng cao ý thức dùng nguồn nước tiết kiệm cũng là giải pháp tốt.

Tiết kiệm điện văn phòng

Để tiết kiệm điện văn phòng, bạn có rất nhiều cách. 

Việc thường xuyên dùng ánh sáng và gió tự nhiên sẽ tốt hơn liên tục mở máy lạnh và bật đèn. Hãy thay thế các bóng đèn sợi đốt bằng bóng huỳnh quang. Tắt các thiết bị điện khi không sử dụng, thay thế các đường dây điện hoặc cáp điện đã hư cũ để tăng năng suất điện áp.

Tiết kiệm điện là tiết kiệm ngân sách, đồng thời cùng góp phần chung tay bảo vệ môi trường khỏi biến đổi khi hậu khi sử dụng điện quá nhiều.

Trang trí văn phòng tiết kiệm

trang trí văn phòng tiết kiệm
Văn phòng được thiết kế tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí

Bạn cần xem lại số lượng nhân viên để thiết kế lại không gian làm việc hiệu quả. Sử dụng nội thất thông minh, nhỏ gọn, có thể gấp, tận dụng những vật liệu sẵn có, ưu tiên những tông màu sáng, phong cách tối giản, vật liệu kính với ánh sáng tự nhiên là giải pháp phù hợp.

Đơn giản hóa bộ máy doanh nghiệp

Việc phân quá nhiều cấp bậc trong doanh nghiệp sẽ làm loãng bộ máy nhân sự, gây lãng phí chi phí dành cho nhân sự mà hiệu quả đem lại không cao, đặc biệt là trong những doanh nghiệp vừa và nhỏ. 

Vậy nên, hãy lưu ý thật kỹ về vấn đề phân bổ nguồn lực để có thể đem lại hiệu quả trong công việc cũng như tối ưu hóa chi phí về vấn đề nhân sự.

Ưu tiên vật dụng tái chế được

Việc sử dụng đồ tái chế không chỉ giúp bạn tiết kiệm được chi phí văn phòng thông qua việc tái sử dụng, mà còn hạn chế tối đa rác thải ra ngoài môi trường, giúp bảo vệ môi trường.

Tạo ý thức cho nhân viên

Một doanh nghiệp muốn vận hành tốt thì cơ sở vật chất phải thật đầy đủ với các yếu tố như điện, nước, máy lạnh, wifi,… 

Thế nhưng, một số nhân viên đi làm mang tâm lý “đồ của công ty” nên thường xuyên sử dụng một cách vô tội vạ, hoặc hay quên tắt đèn, tắt máy lạnh trước khi ra về, khiến con số mỗi tháng bạn phải chi trả cho tiền điện nước là không hề nhỏ. 

Đối với việc tiết kiệm chi phí văn phòng, nếu chỉ có chủ doanh nghiệp hành động thì không mang lại hiệu quả cao. Mà bên cạnh đó, mỗi cá nhân trong cùng một tập thể phải cùng nhau xây dựng ý thức, tiết kiệm điện, nước, vật dụng văn phòng phẩm để hỗ trợ giảm thiểu chi phí xuống mức tối thiểu cho doanh nghiệp. 

Hãy ban hành quy định về việc sử dụng điện hợp lý tại văn phòng, tắt hết tất cả các thiết bị đèn khi không dùng tới. 

Địa chỉ cho thuê văn phòng tiết kiệm nhất TP.HCM

Hiện tại, Yes Office đang có mức giá rất ưu đãi dành cho các mô hình văn phòng:

  • Văn phòng ảo
  • Văn phòng chia sẻ
  • Văn phòng trọn gói
  • Phòng họp

Với dịch vụ chuyên nghiệp chuẩn Singapore, Yes Office hứa hẹn sẽ mang lại cho bạn những dịch vụ văn phòng tốt nhất, chất lượng nhất để mang đến năng suất làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp hoặc cho công việc cá nhân của bạn.

020620 Coworking 724x1024

Quy trình và thủ tục thuê văn phòng tại Yes Office

Bước 1: Liên lạc

Quý khách có thể gọi ngay hotline 0909 123 45 hoặc để lại thông tin tại form ngày dưới đây để nhân viên Yes Office liên lạc

Bước 2: Tư vấn

Yes Office tư vấn cho khách hàng giải pháp thuê văn phòng ảo phù hợp và tiết kiệm nhất cho doanh nghiệp của bạn

Bước 3: Báo giá và hẹn gặp

Yes Office gửi báo giá và lên cuộc hẹn gặp gỡ trực tiếp khách hàng, dẫn khách hàng tham quan văn phòng

Bước 4: Đàm phán và ký hợp đồng

Yes Office cam kết hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình thuê văn phòng cách chuyên nghiệp nhất.

Liên hệ ngay cho Yes Office để được nhận mức giá ưu đãi nhất ngay trong hôm nay!

Hotline: 0942 688 339

Địa chỉ: 68 Nguyễn Huệ, P. Bến Nghé, Quận 1, TP. HCM

 

Trả lời

*