Tìm hiểu về công việc nhân viên lễ tân văn phòng

Ngày nay, khi đến các công ty hay doanh nghiệp, người bạn sẽ gặp đầu tiên chính là những nhân viên lễ tân văn phòng. Những người này là điểm kết kết nối tất cả các phòng ban trong công ty, bên cạnh đó là tiếp nối khách hàng với doanh nghiệp. Vậy, nhân viên lễ tân của văn phòng là gì? Công việc thường ngày mà họ sẽ phải làm là như nào? Và để trở thành một lễ tân văn phòng cần phải có những kỹ năng gì? Hãy cùng Yes Office tham khảo ngay chia sẻ sau.

Nhân viên lễ tân văn phòng là gì?

Nhân viên lễ tân văn phòng là một vị trí thuộc bộ phận hành chính, là đường kết nối giữa các bộ phận trong công ty, giúp các công việc như tiếp đón khách hàng. Đồng thời họ cũng nhận các cuộc gọi đến công ty và kết nối máy khi cần thiết, nhận bưu phẩm, giải quyết các thắc mắc khi cần thiết…

Công việc thường ngày của nhân viên lễ tân văn phòng

Mỗi một công ty sẽ có những quy định khác nhau, cũng như những công việc cần phải làm cho nhân viên lễ tân riêng. Tuy nhiên, thông thường lễ tân văn phòng sẽ phải làm những việc như sau:

• Tiến hành tiếp đón các vị khách đến làm việc tại công ty như ghi tên, làm thủ tục, thông báo với các bộ phận liên quan và hướng dẫn khách hàng ngồi đợi cũng như mời khách dùng nước…
• Trực điện thoại tổng đài của công ty và nối máy đến các bộ phận của công ty mà khách hàng cần gặp.
• Giải đáp các thắc mắc của khách hàng hoặc nối máy cho bộ phận có liên quan giải quyết. Đây là một trong những công việc mà lễ tân hay gặp phải, bởi thông thường khách hàng chỉ gọi điện đến doanh nghiệp khi có vấn đề cần giải quyết hay phàn nàn.
• Chịu trách nhiệm hướng dẫn khách hàng đi tham quan công ty.
• Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho các buổi họp của công ty, chuẩn bị trà và nước…
• Chịu trách nhiệm về việc mua văn phòng phẩm, phân phát cho các bộ phận và lên kế hoạch bổ sung khi có yêu cầu hoặc khi đã hết.
• Tiếp nhận và chuyển thư từ và bưu phẩm của các bộ phận liên quan đến công việc.
• Có trách nhiệm cùng đội bảo vệ theo dõi tình hình an ninh trong và xung quanh khu vực lễ tân.
• Lên lịch các cuộc họp và lên thông báo các vấn đề của công ty đến các bộ phận.
• -Đặt các bữa tiệc tiếp đãi khách hàng của công ty khi có yêu cầu, sao cho có thể hài hòa không gian, các món ăn với mỗi đối tượng khách hàng khác nhau, cùng mức chi phí cho phép.

Ngoài những công việc chính được nêu ở trên, nhân viên lễ tân còn có thể làm thêm những công việc khác như: phô tô giấy tờ tài liệu, tiếp nhận hồ sơ, …

Những yêu cầu cần thiết của một nhân viên lễ tân văn phòng

Công việc của nhân viên lễ tân tại các văn phòng là tương đối đơn giản. Tuy nhiên, công việc này không phải ai cũng có thể làm được. Để trở thành một nhân viên lễ tân chuyên nghiệp, bạn cần phải có những kỹ năng cơ bản như sau:

Chỉnh chu về mặt hình thức

Nhân viên lễ tân luôn được đánh giá là bộ mặt của mỗi công ty. Chính vì thế, tuy không yêu cầu quá cao về mặc chuyên môn và kiến thức, nhưng những người này sẽ là người đầu tiên mà khách hàng tiếp xúc, là một trong những yếu tố để khách hàng đánh giá về công ty.

Xem thêm :

• Hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện
• Giấy phép kinh doanh hộ cá thể
• Thủ tục mở cty tnhh

Bởi vậy, mỗi công ty luôn có một yêu cầu khi tuyển nhân viên, đó chính là có ngoại hình ưa nhìn và luôn chỉnh chu mỗi khi xuất hiện. Bên cạnh đó là không nói ngọng, nói lắp hoặc nói tiếng địa phương.

Am hiểu về công việc

Thêm vào đó, nhân viên cần nắm rõ được những công việc mình cần phải làm, sắp xếp các công việc sao cho hợp lý và ổn thỏa nhất, tránh để xảy ra các sai sót như xếp trùng lịch họp, chuyển nhầm văn kiện… Đây là điều kiện cần thiết dành cho nhân viên lễ tân văn phòng ở mọi công ty.

Chuyên nghiệp và thân thiện

Nhân viên lễ tân, luôn là những người chuyên nghiệp nhất khi lắng nghe các ý kiến, thắc mắc của khách hàng. Bên cạnh đó là có thái độ ân cần, chu đáo và thân thiện, để cho khách hàng cảm thấy thoải mái nhất khi giao tiếp.

Thành thạo các kỹ năng văn phòng

Để hoàn thành công việc được giao một cách tốt nhất, mỗi nhân viên lễ tân cần nắm được những kỹ năng văn phòng cơ bản như: word, excel, cách in ấn và phô tô tài liệu, chuyển tiếp máy khi cần thiết… Trên đây là những chia sẻ của Yes Office về công việc cũng như những yêu cầu cần phải có cho một nhân viên lễ tân văn phòng coworking space TPHCM. Hy vọng rằng những thông tin trên có thể giúp bạn hiểu hơn về công việc này. Dù bạn làm ở vị trí nào, hãy luôn luôn nâng cao tin thần học hỏi, có trách nhiệm trong công việc. Chúc bạn thành công!

Xem thêm : Tìm hiểu về phần trăm hoa hồng môi giới nhà đất

Ngoài ra nếu bạn muốn thành lập một công ty thì bạn cần những bước chuẩn bị sau:

•  Bạn làm thủ tục đăng ký thành lập công ty với Sở Kế Hoạch Đầu Tư.  
•  Bạn cần một địa chỉ để đăng ký làm trụ sở công ty. Đây phải là địa chỉ nhà riêng hoặc văn phòng ảo, không thể dùng địa chỉ chung cư.
•  Sau khi thành lập công ty, bạn cần khai báo thuế định kỳ với tổng cục thuế (hàng quý), cho dù công ty bạn có phát sinh doanh thu hay không.
• Bạn cần đầu tư marketing, để tìm khách hàng mới và phát triển doanh nghiệp bền vững. Bạn cần một bộ nhận diện thương hiệu (tên gọi, logo, màu sắc, biểu tượng, slogan..) và các giải pháp digital marketing hỗ trợ (lập website, chạy quảng cáo Google, Facebook, SEO, đầu tư Content Marketing, Email Marketing….).

Dịch vụ cho thuê coworking space quận 1 Yes Office luôn đồng hành cùng bạn để giải quyết những vấn đề trên.

• Khi làm thủ tục đăng ký thành lập công ty, Yes Office giúp bạn hoàn thành các thủ tục Nhà nước rườm rà phức tạp. Bạn chỉ cần đóng cho chúng tôi đúng số tiền làm lệ phí đăng ký doanh nghiệp với Tổng Cục Thuế (có hóa đơn đỏ của Cục Thuế nếu bạn cần đối chiếu). Còn phí dịch vụ, chúng tôi xin tặng bạn.
• Bạn không cần phải thuê mặt bằng lớn, mà chỉ cần thuê văn phòng ảo để thành lập công ty. Chi phí thuê văn phòng ảo rất hợp lý (chỉ từ 530.000 đồng / tháng). Văn phòng Yes Office nằm ở vị trí đắc địa, ngay đường hoa Nguyễn Huệ quận 1, với địa chỉ 68 là con số hợp phong thủy.
• Yes Office luôn có những chuyên viên thuế nhiều năm kinh nghiệm để tư vấn MIỄN PHÍ cho công ty non trẻ của bạn. Khi bạn thuê văn phòng ảo tại Yes Office đồng thời sử dụng luôn dịch vụ thuế của chúng tôi, mọi quy trình khai báo thuế lại càng thuận lợi.  
• Chúng tôi có nhiều năm kinh nghiệm trong việc thiết kế website chuẩn SEO, xây dựng bộ nhận dạng thương hiệu, đồng thời triển khai các hoạt động digital marketing hiệu quả qua các kênh Google, Facebook, đem lại hiệu quả kinh tế lớn cho các doanh nghiệp.

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí qua hotline: 0942 688 339.