Văn phòng đại diện là gì? Tất tần tật những điều cần biết

Một doanh nghiệp khi đã hoạt động ổn định và muốn mở thêm quy mô hay đầu tư một dự án khác thì có thể lựa chọn mở thêm văn phòng đại diện. Chắc hẳn trong đầu bạn đang băn khoăn không biết văn phòng đại diện là gì? Văn phòng đại diện hoạt động như thế nào? Bạn đừng quá lo lắng, sau dây Yes Office sẽ giúp bạn giải đáp những băn khoăn đó một cách cụ thể nhất.

Văn phòng đại diện là gì? 

Căn cứ vào khoản 2 điều 5 Luật doanh nghiệp số 68/2014/QH13 thì Văn phòng đại diện được hiểu là “đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ lợi ích đó”.

Chức năng hoạt động của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện chỉ được đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp nên văn phòng đại diện chỉ có chức năng giao dịch và tiếp thị. Cụ thể hơn về chức năng của văn phòng đại diện như sau:

• Là nơi nghiên cứu, cung cấp thông tin cho doanh nghiệp
• Là nơi để quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp
• Giải đáp thắc mắc, tư vấn cho khách hàng
• Hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường và khách hàng mới. 

Ngoài những chức năng trên thì văn phòng đại diện không còn chức năng nào khác kể cả thực hiện hoạt động sinh lời hay tự ký kết các hợp đồng riêng.

Như vậy, vậy văn phòng đại diện rất thích hợp cho các công ty hoạt động trong các ngành nghề dịch vụ không thực hiện trực tiếp tại trụ sở công ty như dịch vụ, tư vấn, xây dựng…

Một doanh nghiệp được thành lập bao nhiêu văn phòng đại diện (VPĐD)

Theo khoản 1 điều 46 Luật doanh nghiệp số 63/2014/QH13 thì “Doanh nghiệp có quyền lập chi nhánh, VPĐD ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, VPĐD tại một địa phương theo địa giới hành chính.” 

Như vậy một doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện với số lượng không giới hạn.

Hình thức hạch toán, kế toán và kê khai thuế của văn phòng đại diện

• Hình thức hạch toán: 

Văn phòng đại diện hạch toán phụ thuộc

•  Hình thức Kế toán và kê khai thuế:

Đối với văn phòng đại diện chỉ thực hiện chức năng đại diện và tiếp thị, không thu chi tiền thì việc nộp tờ khai lệ phí môn bài, nộp thuế môn bài. Đối với văn phòng đại diện được công ty mẹ ủy quyền thực hiện thu chi trong việc thanh toán công nợ thì phải nộp tờ khai lệ phí môn bài, nộp thuế môn bài theo quy định của pháp luật.

Còn việc thực hiện kê khai thuế sẽ do công ty mẹ sẽ thực hiện.

Xem thêm: Văn Phòng Tiết Kiệm Chi Phí

Một số đặc điểm của văn phòng đại diện

Sau đây là một số đặc điểm chính của văn phòng đại diện:

• Tên văn phòng đại diện:

• • Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu tương tự như tên doanh nghiệp.
  • Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
  • Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện, cụm từ “văn phòng đại diện” được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh, văn phòng đại diện phát hành.

Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?

Văn phòng đại diện chỉ là đơn vị phụ thuộc của công ty do đó không có tư cách pháp nhân

Văn phòng đại diện có mã số thuế không?

Văn phòng đại diện được cấp mã số thuế như là công ty mẹ.

Xem thêm:

• Văn phòng điện tử là gì
• Văn phòng ảo
• Lương nhân viên văn phòng

Văn phòng đại diện có con dấu không?

Căn cứ theo quy định tại khoản 12 Điều 8 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP về quản lý con dấu thì những cơ quan, tổ chức sau được quyền sử dụng con dấu có hình biểu tượng hoặc con dấu không có hình biểu tượng: Doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập, hoạt động theo các luật: Công chứng, luật sư, giám định tư pháp, kinh doanh bảo hiểm, chứng khoán, hợp tác xã.

Như vậy, tùy theo nhu cầu hoạt động văn phòng đại diện có thể sử dụng con dấu riêng theo quyết định của công ty mẹ.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện 

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật như sau:

• Hồ sơ thành lập:

Căn cứ theo khoản 2 điều 46 luật doanh nghiệp 2014 và khoản 1 điều 33 nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm có:

• Thông báo lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp;

• Bản sao chứng thực quyết định thành lập văn phòng đại diện;
• Bản sao chứng thực biên bản họp về việc thành văn phòng đại diện của doanh nghiệp; 
• Bản sao giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Bản sao chứng thực quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.

• Trình tự thủ tục thành lập:

  • Doanh nghiệp nộp hồ sơ lên cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện.
  • Cơ quan đăng ký tiếp nhận và đưa giấy hẹn trả kết quả cho doanh nghiệp.
  • Đến ngày hẹn thì đến cơ quan đăng ký nhận giấy chứng nhận văn phòng đại diện.

Như vậy, Yes Office đã hoàn thành xong nhiệm vụ giúp bạn trả lời câu hỏi văn phòng đại diện là gì cùng những kiến thức cần biết về văn phòng đại diện. Nếu bạn có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện mà ngại việc đi làm thủ tục thì có thể liên hệ tới Yes Office. Tại đây cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện, thành lập doanh nghiệp…. rất chuyên nghiệp cũng như tư vấn mọi thủ tục liên quan đến doanh nghiệp. Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

• Hotline: 0942 688 339
• Địa chỉ: 68 Nguyễn Huệ, P. Bến Nghé, Quận 1, TP. HCM
• Website: https://yesoffice.com.vn/

Ngoài ra nếu bạn muốn thành lập một công ty thì bạn cần những bước chuẩn bị sau:

•  Bạn làm thủ tục đăng ký thành lập công ty với Sở Kế Hoạch Đầu Tư.  
•  Bạn cần một địa chỉ để đăng ký làm trụ sở công ty. Đây phải là địa chỉ nhà riêng hoặc văn phòng ảo, không thể dùng địa chỉ chung cư.
•  Sau khi thành lập công ty, bạn cần khai báo thuế định kỳ với tổng cục thuế (hàng quý), cho dù công ty bạn có phát sinh doanh thu hay không.
• Bạn cần đầu tư marketing, để tìm khách hàng mới và phát triển doanh nghiệp bền vững. Bạn cần một bộ nhận diện thương hiệu (tên gọi, logo, màu sắc, biểu tượng, slogan..) và các giải pháp digital marketing hỗ trợ (lập website, chạy quảng cáo Google, Facebook, SEO, đầu tư Content Marketing, Email Marketing….).

Dịch vụ cho thuê coworking space Yes Office luôn đồng hành cùng bạn để giải quyết những vấn đề trên.

• Khi làm thủ tục đăng ký thành lập công ty, Yes Office giúp bạn hoàn thành các thủ tục Nhà nước rườm rà phức tạp. Bạn chỉ cần đóng cho chúng tôi đúng số tiền làm lệ phí đăng ký doanh nghiệp với Tổng Cục Thuế (có hóa đơn đỏ của Cục Thuế nếu bạn cần đối chiếu). Còn phí dịch vụ, chúng tôi xin tặng bạn.
• Bạn không cần phải thuê mặt bằng lớn, mà chỉ cần sử dụng dịch vụ văn phòng ảo quận 1 TPHCM để thành lập công ty. Chi phí thuê văn phòng ảo rất hợp lý (chỉ từ 530.000 đồng / tháng). Văn phòng coworking giá rẻ Yes Office nằm ở vị trí đắc địa, ngay đường hoa Nguyễn Huệ quận 1, với địa chỉ 68 là con số hợp phong thủy.
• Yes Office luôn có những chuyên viên thuế nhiều năm kinh nghiệm để tư vấn MIỄN PHÍ cho công ty non trẻ của bạn. Khi bạn thuê văn phòng ảo tại Yes Office đồng thời sử dụng luôn dịch vụ thuế của chúng tôi, mọi quy trình khai báo thuế lại càng thuận lợi.  
• Chúng tôi có nhiều năm kinh nghiệm trong việc thiết kế website chuẩn SEO, xây dựng bộ nhận dạng thương hiệu, đồng thời triển khai các hoạt động digital marketing hiệu quả qua các kênh Google, Facebook, đem lại hiệu quả kinh tế lớn cho các doanh nghiệp.

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí qua hotline: 0942 688 339.