Văn phòng điện tử là gì? Nó có thực sự cần thiết cho doanh nghiệp? 

Cuộc cách mạng đổi mới phương pháp làm việc từ văn phòng giao dịch truyền thống sang văn phòng điện tử đang diễn ra tại nhiều đơn vị, doanh nghiệp tại Việt Nam. Vậy văn phòng điện tử là gì? Việc đổi mới này mang đến cho các doanh nghiệp những lợi ích như thế nào? Bài chia sẻ dưới đây sẽ cung cấp cho bạn các thông tin cần thiết về vấn đề này.

Văn phòng điện tử là gì?

Văn phòng điện tử thực chất là 1 phần mềm có khả năng thay thế các phương tiện quản lý truyền thông bằng các công nghệ, thiết bị hiện đại mang đến hiệu quả cao. Văn phòng điện tử có sự tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau giúp các doanh nghiệp có thể quản lý hồ sơ, trao đổi thông tin công việc, khởi tạo và quản lý các báo cáo, công văn, tài liệu… Phần mềm này giúp các thao tác quản lý được xử lý dễ dàng thông qua hệ thống được lập trình sẵn. Đặc biệt, người dùng có thể làm việc, tương tác với các nhân viên khác đơn giản, hiệu quả chỉ dựa vào các kết nối trên internet.

Ưu điểm của văn phòng điện tử

Văn phòng điện từ là gì? Tạo sao trong nhiều năm qua các doanh nghiệp lớn, nhỏ tại nhiều quốc gia trên thế giới đều sử dụng phần mềm này? Nguyên nhân là do các ưu điểm vượt trội mà văn phòng mang đến cho các đơn vị như:

Văn phòng điện tử giúp doanh nghiệp phân công và theo dõi công việc

Ưu điểm lớn nhất của văn phòng điện tử so với các văn phòng truyền thống đó là khả năng phân công và theo dõi công việc đơn giản, dễ dàng. Chỉ cần có kết nối internet, các nhà quản lý có thể dễ dàng sử dụng điện thoại, máy tính để phân công công việc tới nhân viên. Như vậy việc quản lý và điều hành văn phòng sẽ sát sao và hiệu quả hơn hẳn. Tình trạng công việc bị dồn ứ do lãnh đạo không có tại cơ sở được khắc phục hoàn toàn. Mọi hoạt động của văn phòng đều được điều hành trơn tru dù trong bất cứ hoàn cảnh nào. Mô hình quản lý truyền thống các nhân viên cần thường xuyên báo cáo tiến triển của công việc mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, khi sử dụng mô hình văn phòng điện tử vấn đề này được giảm đi rất nhiều. Các nhân viên có thể tiết kiệm được thời gian từ đó mang đến hiệu quả làm việc tốt hơn.

Xem thêm: 101 điều cần biết về văn phòng chia sẻ

Năng suất công việc được đảm bảo

Năng suất công việc khi sử dụng dịch vụ văn phòng điện tử là gì? Nhờ phần mềm này mà người quản lý có thể quản lý tập trung nhiều nhân viên và có thể giao việc đến từng nhân viên cụ thể. Thay vì gọi điện, sử dụng bộ phận văn thư, nhờ phần mềm này mọi hoạt động quản lý của cán bộ diễn ra nhanh và hiệu quả hơn hẳn.

Bên cạnh đó, các tài liệu, văn bản trong công ty đều được số hóa nên việc tra cứu tài liệu của lãnh đạo, nhân viên cũng dễ dàng và hiệu quả hơn nhiều. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất công việc đáng kể cho các văn phòng hiện đại. Đồng thời nhờ hệ thống quản lý văn phòng điện tử mà quá trình làm việc tại các văn phòng trở lên minh bạch và đơn giản hơn hẳn.

Xem thêm: VĂN PHÒNG CHIA SẺ-COWORKING SPACE GIẢI PHÁP GIÚP TIẾT KIỆM CHI PHÍ CHO DOANH NGHIỆP

Môi trường làm việc thân thiện, chuyên nghiệp

Nhờ sử dụng văn phòng điện tử mà không gian làm việc của các doanh nghiệp trở lên thân thiện và chuyên nghiệp hơn hẳn. Đây là văn phòng mở giúp các nhân viên tại văn phòng và giữa văn phòng này với văn phòng khác có thể tương tác qua lại dễ dàng hơn.

Xem thêm:

• Lệ phí thành lập doanh nghiệp

Điều này sẽ tạo ra một môi trường làm việc năng động, thân thiện từ đó tạo nên sự gắn kết và phát triển lâu dài. Ngoài ra, chỉ với 1 lần đăng nhập, các nhân viên của văn phòng có thể dễ dàng truy cập tài liệu, văn bản, hồ sơ, nhiệm vụ đồng thời giao lưu với các nhân viên khác. Điều này không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp phát triển, hoàn thiện mà còn tạo ấn tượng về sự chuyên nghiệp đối với đối tác.

Hạn chế của văn phòng điện tử là gì? Mặc dù có nhiều ưu điểm nhưng  văn phòng điện tử cũng có 1 số khó khăn nhất định trong quá trình sử dụng như: lệ thuộc vào internet và điện, không phù hợp sử dụng đối với các văn phòng có đội ngũ nhân viên chưa am hiểu công nghệ… Tuy nhiên, theo đánh giá chung thì đây vẫn là phần mềm cần áp dụng tại các doanh nghiệp do các ưu điểm vượt trội mà nó mang lại. Trên đây là 1 số thông tin về văn phòng điện tử hay văn phòng điện tử là gì bạn có thể tham khảo. Hy vọng, thông qua các thông tin trên các đơn vị sẽ hiểu hơn về phần mềm quản lý này từ đó đưa ra những sự lựa chọn tốt nhất. Để hiểu hơn về lĩnh vực này khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với công ty Yes Office.

Xem thêm: Văn Phòng Tiết Kiệm Chi Phí Trong Mùa Dịch COVID 19

Ngoài ra nếu bạn muốn thành lập một công ty thì bạn cần những bước chuẩn bị sau:

•  Bạn làm thủ tục đăng ký thành lập công ty với Sở Kế Hoạch Đầu Tư.  
•  Bạn cần một địa chỉ để đăng ký làm trụ sở công ty. Đây phải là địa chỉ nhà riêng hoặc văn phòng ảo, không thể dùng địa chỉ chung cư.
•  Sau khi thành lập công ty, bạn cần khai báo thuế định kỳ với tổng cục thuế (hàng quý), cho dù công ty bạn có phát sinh doanh thu hay không.
• Bạn cần đầu tư marketing, để tìm khách hàng mới và phát triển doanh nghiệp bền vững. Bạn cần một bộ nhận diện thương hiệu (tên gọi, logo, màu sắc, biểu tượng, slogan..) và các giải pháp digital marketing hỗ trợ (lập website, chạy quảng cáo Google, Facebook, SEO, đầu tư Content Marketing, Email Marketing….).

Dịch vụ văn phòng ảo Yes Office luôn đồng hành cùng bạn để giải quyết những vấn đề trên.

• Khi làm thủ tục đăng ký thành lập công ty, Yes Office giúp bạn hoàn thành các thủ tục Nhà nước rườm rà phức tạp. Bạn chỉ cần đóng cho chúng tôi đúng số tiền làm lệ phí đăng ký doanh nghiệp với Tổng Cục Thuế (có hóa đơn đỏ của Cục Thuế nếu bạn cần đối chiếu). Còn phí dịch vụ, chúng tôi xin tặng bạn.
• Bạn không cần phải thuê mặt bằng lớn, mà chỉ cần thuê văn phòng ảo để thành lập công ty. Chi phí thuê văn phòng ảo rất hợp lý (chỉ từ 530.000 đồng / tháng). Văn phòng Yes Office nằm ở vị trí đắc địa, ngay đường hoa Nguyễn Huệ quận 1, với địa chỉ 68 là con số hợp phong thủy.
• Yes Office luôn có những chuyên viên thuế nhiều năm kinh nghiệm để tư vấn MIỄN PHÍ cho công ty non trẻ của bạn. Khi bạn thuê văn phòng ảo tại Yes Office đồng thời sử dụng luôn dịch vụ thuế của chúng tôi, mọi quy trình khai báo thuế lại càng thuận lợi.  
• Chúng tôi có nhiều năm kinh nghiệm trong việc thiết kế website chuẩn SEO, xây dựng bộ nhận dạng thương hiệu, đồng thời triển khai các hoạt động digital marketing hiệu quả qua các kênh Google, Facebook, đem lại hiệu quả kinh tế lớn cho các doanh nghiệp.

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí qua hotline: 0942 688 339.

Xem thêm: Văn phòng giao dịch là gì? Những điều bạn cần biết về văn phòng giao dịch