Lưu ý cần biết khi ký hợp đồng cho thuê văn phòng

Để văn phòng đã thuê được bắt đầu đi vào hoạt đông, trước tiên bạn cần hoàn thiện các thủ tục để ký hợp đồng cho thuê văn phòng. Tuy nhiên, để các điều kiện trong hợp đồng mang lại những giá trị nhất định, bạn cần nắm được một số lưu ý cần thiết. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu hơn về vấn đề này.

Kinh nghiệm khi lựa chọn thuê văn phòng làm việc

Hiện nay trên thị trường, có rất nhiều nơi cho thuê văn phòng làm việc, Tuy nhiên, để lựa chọn được văn phòng phù hợp với giá thành hợp lý thì bạn cần phải tham khảo và cân nhắc kỹ lưỡng.

Xác định nhu cầu của mình: Đây là bước đầu tiên để bạn quyết định nên lựa chọn thuê văn phòng như thế nào. Tốt nhất, bạn nên vạch ra các định hướng rõ ràng cho công ty của mình về: mục tiêu, diện tích và vị trí.

Về mục tiêu: Việc lựa chọn mô hình kinh doanh cho công ty là một trong những yếu ảnh hưởng đến mục tiêu này. Nếu bạn đang định hướng cho công ty làm việc tại môi trường chuyên nghiệp, thoải mái khi đón tiếp khách hàng và đối tác thì nên chọn nơi có mô hình mang tính hiện đại, sang trọng.

Diện tích văn phòng: Để xác định được chính xác diện tíh văn phòng cần sử dụng, bạn hãy tính toán về số lượng nhân viên và các hoạt động liên quan của công ty. Nếu công ty có quy mô lớn, tổng số nhân viên làm việc nhiều thì nên chọn những nơi có diện tích rộng rãi, tháng mát. Thông thường, trong mỗi công ty diện tích tối thiểu là 3m2/ người, nhưng trong thời gian đầu thành lập công ty để tránh bị tốn kém quá nhiều bạn có thể tận dụng là việc trong văn phòng nhỏ hơn.

Vị trí: Để tiết kiệm thêm về ngân sách, bạn có thể lựa chọn các loại tòa nhà hạng C hoặc những vị trí nằm cách trung tâm thành phố. Tuy nhiên, nếu bạn muốn quảng bá về công ty thì nên lựa chọn nơi có hoạt động kinh tế phát triển, vị trí đi lại thuận tiện.

Xác định các hình thức văn phòng cần thuê: Hiện nay có 2 hình thức văn phòng chính là: Văn phòng truyền thống và văn phòng thông minh. Sau khi cân nhắc về tài chính của công ty, bạn có thể lựa chọn văn phòng phù hợp.

Văn phòng truyền thống là loại mô hình tốn khá nhiều chi phí của doanh nghiệp. Bạn sẽ cần nhiều thời gian cho việc đi thuê mặt bằng, setup lại các đồ nội thất và trang thiết bị trong văn phòng. Việc bố trí lại phòng họp, phòng khách, phòng làm việc cho phù hợp cũng khiến bạn cần thêm thời gian.

Đối với văn phòng thông mình được các chủ đầu tư xây dựng phục vụ cho nhu cầu hiện đại của khách hàng. Các mô hình văn phòng cũng từ đó mà xuất hiện: văn phòng ảo, văn phòng trọn gói hoặc văn phòng chia sẻ… Đây sẽ là những giải pháp tối ưu dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Các lưu ý khi ký hợp đồng cho thuê văn phòng

Khi xác định và lựa chọn được mô hình bạn muốn thuê chẳng hạn như thuê coworking space thì bước quyết định cuối cùng là ký hợp đồng cho thuê văn phòng. Để đảm bảo các lợi ích tối đa, trước khi ký hợp đồng, bạn cần lưu ý các vấn đề sau:
Chú ý mọi chi tiết quan trọng có trong hợp đồng cho thuê văn phòng: Khi đã lựa chọn được văn phòng phù hợp, khi ký hợp đồng các doanh nghiệp thường chủ quan. Hầu hết mọi người chỉ đọc qua loa các thông tin có trên văn bản và bỏ qua các chi tiết nhỏ dẫn đến một số rắc rối về sau. 

Xem thêm :

• Thủ tục đăng ký sở hữu thương hiệu
• Thủ tục làm giấy phép kinh doanh hộ cá thể
• Mở văn phòng đại diện

Tốt nhất trong trường hợp này, bạn hãy giữu tinh thần tinh táo đủ để kiểm soát các thông tin đối tác đưa ra. Nếu muốn đảm bảo hơn, bạn có thể thuê luật sư tham gia buổi ký kết hợp đồng cho thuê văn phòng. 

Tính toán lại diện tích văn phòng muốn thuê: Hầu hết các sàn văn phòng được cho thuê là phân chia theo diện tích mẫu có sẵn. Nhưng sau khi tính toán kỹ lưỡng về diện tích cần dùng, bạn có thể thương lượng lại với nhà đầu tư về diện tích thực bạn muốn thuê để sử dụng.

Ngoài ra, trong hợp đồng bạn cũng cần để ý đến các chi phí cần trả cho những phần diện tích công cộng như hành lang hoặc thang máy. Trong trường hợp thuê diện tích sàn lớn thì chi phí thuê được tích theo đơn vị $/m2. 

Thương lượng về giá cả cho thuê: Đây là một bước vô cùng quan trọng, các chủ doanh nghiệp thương có thói quen sẽ đồng ý luôn với chi phí nhà đầu tư đưa ra khi đã ưng ý nơi muốn đặt văn phòng. Nhưng có nhiều trường hợp, giá ban đầu chủ cho thuê đưa ra chỉ là mồi nhử cho các doanh nghiệp. Vì vậy mức giá ấy sẽ cao hơn rất nhiều so với giá thực tế bạn phải bỏ ra. Bạn hãy đưa ra mức chi phí mong muốn và thương lượng với chủ thuê để có giá phù hợp nhất.

Hiện nay trên thị trường, công ty Yes Office luôn là thương hiệu hàng đầu trong nước về lĩnh vực cho thuê văn phòng uy tín, chất lượng. Bạn hoàn toàn có thể yên tâm về cơ sở vật chất tại các khu văn phòng của “Yes Office”. 

Ngoài ra, công ty còn có những ưu đãi mới nhằm hỗ trợ các công ty vừa mới thành lập với giá thành cho thuê rất rẻ. Để biết thêm thông tin chi tiết, bạn có thể truy cập website: https://yesoffice.com.vn/ . Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vẫn và hỗ trợ bạn.

Xem thêm : 

• Mách bạn cách thuê nhà làm văn phòng cực tốt
• Giấy phép kinh doanh quán cafe

Ngoài ra nếu bạn muốn thành lập một công ty thì bạn cần những bước chuẩn bị sau:

•  Bạn làm thủ tục đăng ký thành lập công ty với Sở Kế Hoạch Đầu Tư.  
•  Bạn cần một địa chỉ để đăng ký làm trụ sở công ty. Đây phải là địa chỉ nhà riêng hoặc văn phòng ảo, không thể dùng địa chỉ chung cư.
•  Sau khi thành lập công ty, bạn cần khai báo thuế định kỳ với tổng cục thuế (hàng quý), cho dù công ty bạn có phát sinh doanh thu hay không.
• Bạn cần đầu tư marketing, để tìm khách hàng mới và phát triển doanh nghiệp bền vững. Bạn cần một bộ nhận diện thương hiệu (tên gọi, logo, màu sắc, biểu tượng, slogan..) và các giải pháp digital marketing hỗ trợ (lập website, chạy quảng cáo Google, Facebook, SEO, đầu tư Content Marketing, Email Marketing….).

Dịch vụ văn phòng ảo Yes Office luôn đồng hành cùng bạn để giải quyết những vấn đề trên.

• Khi làm thủ tục đăng ký thành lập công ty, Yes Office giúp bạn hoàn thành các thủ tục Nhà nước rườm rà phức tạp. Bạn chỉ cần đóng cho chúng tôi đúng số tiền làm lệ phí đăng ký doanh nghiệp với Tổng Cục Thuế (có hóa đơn đỏ của Cục Thuế nếu bạn cần đối chiếu). Còn phí dịch vụ, chúng tôi xin tặng bạn.
• Bạn không cần phải thuê mặt bằng lớn, mà chỉ cần thuê văn phòng ảo để thành lập công ty. Chi phí thuê văn phòng ảo rất hợp lý (chỉ từ 530.000 đồng / tháng). Văn phòng Yes Office nằm ở vị trí đắc địa, ngay đường hoa Nguyễn Huệ quận 1, với địa chỉ 68 là con số hợp phong thủy.
• Yes Office luôn có những chuyên viên thuế nhiều năm kinh nghiệm để tư vấn MIỄN PHÍ cho công ty non trẻ của bạn. Khi bạn thuê văn phòng ảo tại Yes Office đồng thời sử dụng luôn dịch vụ thuế của chúng tôi, mọi quy trình khai báo thuế lại càng thuận lợi.  
• Chúng tôi có nhiều năm kinh nghiệm trong việc thiết kế website chuẩn SEO, xây dựng bộ nhận dạng thương hiệu, đồng thời triển khai các hoạt động digital marketing hiệu quả qua các kênh Google, Facebook, đem lại hiệu quả kinh tế lớn cho các doanh nghiệp.

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí qua hotline: 0942 688 339.